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5 motivi per scegliere un software di gestione delle nota spese

Nelle aziende italiane, le note spese sono ancora generalmente gestite in Excel. Ma i fogli di calcolo non sono strumenti molto intuitivi e non sono realmente destinati al lavoro collaborativo. Questo porta spesso a ritardi, errori e omissioni. La soluzione? Passare a processi senza carta con un potente software di gestione delle spese! Concentriamoci ora sui cinque vantaggi principali della soluzione fees PRO per le aziende.

1) Le tempistiche: fees PRO è l’app con scansione intelligente che ti aiuta a risparmiare tempo

L’applicazione di gestione delle note spese fees PRO è dotata di un sistema per catturare i dati automaticamente dal cartaceo (OCR). Scattando una foto del giustificativo, i dettagli vengono estratti automaticamente. La data, gli importi, l’IVA, la tassa di soggiorno, la valuta, il consumo di carburante… tutte queste informazioni vengono immediatamente registrate e riconosciute. Le note spese vengono compilate automaticamente e possono poi essere elaborate dalla contabilità. Questa funzione di scansione intelligente è ancora più pratica perché l’Agenzia delle Entrate accetta le ricevute digitali.

I trasfertisti beneficiano di un’applicazione che li segue ovunque vadano. Dite addio ai noiosi inserimenti manuali in Excel ad ogni fine mese. Sono una grande fonte di errori e possono rivelarsi costosi! Attualmente si stima che circa una nota spese su cinque debba essere ricontrollata in dettaglio. Inoltre, gestire manualmente le spese costa alle aziende una media di 53 euro a spesa, più altri 48 euro se contengono errori.

L’applicazione fees PRO aiuta anche a massimizzare il risparmio di tempo. Se siete al ristorante, nella vostra camera d’albergo, o al terminal dell’aeroporto, basta scattare una foto della ricevuta utilizzando l’applicazione smartphone e il gioco è fatto! Questo processo di scansione fa risparmiare tempo prezioso a tutti i dipendenti dell’azienda. L’elaborazione di una nota spese, che di solito richiede al reparto contabilità circa 30 minuti, diventa istantanea. I risultati sono rimborsi più veloci e regolari, con meno ritardi e meno potenziali controversie!

2) L’affidabilità: le spese di viaggio sono calcolate più velocemente e in modo più preciso

I viaggi d’affari comportano spesso viaggi in auto, generando rimborsi chilometrici per il carburante o l’usura del veicolo. Per coprire queste spese, l’ACI pubblica ogni anno le indennità chilometriche.

Il vantaggio dell’applicazione fees PRO è che può gestire questo tipo di rimborso molto facilmente. Dopo aver effettuato il calcolo delle spese secondo i criteri delle tabelle ACI o quelli standard scelti dall'azienda, basterà riportare il valore trovato direttamente nel software. 

3) La sicurezza: le note spese sempre monitorabili in pochi tap

L’applicazione fees PRO rende la gestione delle note spese più fluida e trasparente. In corso, approvata, rimborsata… i team possono seguire lo stato delle loro note spese in tempo reale e sono informati immediatamente di ogni azione intrapresa dal reparto contabilità.

Lo strumento offre una vera autonomia ai dipendenti, che possono trasmettere e monitorare lo stato delle loro note spese rapidamente e quando vogliono. Non c’è bisogno di rincorrere costantemente l’ufficio contabilità per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Inoltre, l’applicazione genera report statistici personalizzati. Ogni spesa dei dipendenti può essere esaminata e potenzialmente ottimizzata, permettendo all’azienda di studiare e gestire la sua gestione delle spese.

4) La sostenibilità: processi paperless dalla A alla Z

La gestione digitale delle note spese è completamente paperless con il software fees PRO. La scansione intelligente rileva i vari dettagli richiesti, come importi o valute, li trasmette, li registra e li archivia in tempo reale. Le tasse sono calcolate automaticamente e possono essere esportate in pochi click in qualsiasi gestionale di contabilità. Lo strumento genera anche file di rimborso e bonifici SEPA.

Questa soluzione intuitiva e completa elimina anche i problemi relativi alle ricevute perse, che spesso portano a ritardi nei pagamenti o addirittura al mancato rimborso delle spese

5) La versatilità: l’applicazione che funziona anche offline

Quando sei in viaggio, all’estero o in Italia, la connessione non è sempre ottimale. Buone notizie, l’applicazione fees PRO funziona sia online che offline! Così, puoi scansionare le tue note spese mentre viaggi, senza preoccuparti della qualità della rete.

Anche in caso di interruzione, i tuoi dati vengono registrati e sincronizzati in seguito, non appena la rete viene recuperata.

Infine, l’applicazione fees PRO per la gestione digitale delle nota spese può essere installata su tutti i tipi di dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer. Una risorsa pratica, dato che il lavoro a distanza è sempre più diffuso e i dipendenti utilizzano quotidianamente sia il materiale professionale che personale.

 

Vuoi ottimizzare i tuoi processi e migliorare l’elaborazione delle tue note spese? Richiedi una demo ai nostri esperti!

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Come scegliere la giusta soluzione per la gestione digitale delle nota spese aziendali?

Ecco, finalmente vi siete decisi! Siete stanchi di perdere tempo con file Excel e buste piene di ricevute? Volete digitalizzare la gestione delle note spese per sbarazzarvi definitivamente dei giustificativi cartacei? E’ un’ottima idea che farà risparmiare tempo a tutti i vostri collaboratori e aumenterà la produttività aziendale.

Ora resta da sapere quale soluzione adottare… Carte di pagamento aziendali? Un software installato sulla rete interna dell’azienda? Oppure un software Cloud e un’App mobile? Ci sono molte soluzioni sul mercato, di varia qualità. Per essere sicuri di fare la scelta giusta, fees PRO vi offre una guida alla scelta che elenca tutte le domande da porsi prima di scegliere una soluzione per la gestione delle note spese.

8 criteri da considerare quando si sceglie una soluzione digitale di gestione delle nota spese

A seconda che abbiate bisogno di far rispettare dei limiti di spesa, di disporre di flussi di verifica e convalida diversi a seconda dei dipendenti o che dobbiate archiviare i documenti a norma, la soluzione scelta non sarà la stessa. Ad esempio, se i vostri dipendenti sono sparsi in diverse località, anche a livello internazionale, la soluzione scelta per la digitalizzazione delle note spese deve ess

ere in grado di tenerne conto. Stessa cosa se avete esigenze aziendali specifiche, come la gestione delle richieste di anticipi o autorizzazioni di trasferta. Questa guida alla scelta vi offre un elenco dei criteri da prendere in considerazione prima di effettuare la vostra scelta: conformità alle normative vigenti, possibilità di personalizzazione del software, precisione della cattura automatica dei dati, possibilità di reportistica proposte, integrazione col vostro gestionale di contabilità, ecc. Seguite la guida per scegliere ed investire in una soluzione che vi semplificherà la vita!

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Nota spese e rimborso chilometrico: come calcolarlo?

Viaggiare, muoversi, spostarsi. In una sola parola, trasferta. Per molti settori professionali la trasferta lavorativa resta una necessità. Nonostante il perfezionamento delle nuove tecnologie che ci consentono di svolgere sempre più mansioni a distanza, il viaggio per motivi di lavoro è il quotidiano di molti professionisti. Come indennizzare le spese di trasporto del lavoratore dipendente? Come gestire il rimborso chilometrico? Nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo proprio per spostarsi nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni, si applica il rimborso chilometrico. Come calcolarlo? Quali regole seguire? Scopriamolo insieme.

Come si calcola il rimborso chilometrico?

Bisogna innanzitutto fare la differenza tra trasferte con assegnazione di auto aziendale e quelle effettuate con un proprio mezzo di trasporto. In questo secondo caso si utilizza il sistema del rimborso chilometrico che rappresenta quindi un indennizzo giornaliero per uso di veicolo proprio per trasferte aziendali. Bisogna inoltre prendere in considerazione una serie di parametri e caratteristiche del veicolo :

  • Il tipo di carburante usato
  • La normativa vigente
  • La tassazione e la deducibilità
  • I chilometri percorsi
  • Il comune nel quale è avvenuta la trasferta

Esistono infine due tipologie di spese che rientrano nel calcolo :

  • Le spese proporzionali che aumentano in base al tempo di utilizzo del veicolo, quindi il carburante
  • Le spese non proporzionali che invece hanno tariffa fissa, vale a dire i pedaggi autostradali

Il dipendente è tenuto a conservare tutti i documenti utili a dimostrare i costi sostenuti e poter quindi calcolare l’importo da rimborsare.

Un’azienda che indennizza le spese di trasporto dei suoi dipendenti tramite rimborso chilometrico ha due opzioni di calcolo: applicare le tabelle ACI oppure applicare un’indennità chilometrica fissa, propria all’azienda.

Le tabelle ACI rappresentano un valido supporto nel calcolo delle indennità di trasferta perché forniscono dati elaborati sulla base delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano). Questi dati, aggiornati due volte l’anno a febbraio-marzo e a ottobre, rappresentano anche il limite fiscale per la deducibilità del rimborso. Se l’azienda resta nel limite fiscale indicato dalle tabelle ACI, può dedurre l’importo dal suo fatturato annuo.

Circa il 90% delle imprese applica questo metodo,  tuttavia, per un’azienda di medie e grandi dimensioni, la gestione del calcolo si rivela complessa. È infatti necessario aggiornare i dati per il veicolo di ogni dipendente, diversi per marca, anno di produzione, tipo di carburante, etc. Immaginate un’azienda con 200 dipendenti. L’amministrazione dovrebbe aggiornare manualmente i suoi dati due volte l’anno per 200 veicoli.

La complessità di questa procedura porta alcune aziende a scegliere un'altra metodologia di calcolo: l’applicazione di un’indennità chilometrica specifica dell’azienda. In questo caso, l’indennità è stabilita a monte e resta un parametro fisso.

Un'indennità chilometrica propria ad ogni azienda

Scegliere di applicare un’indennità aziendale fissa può rivelarsi più agevole poiché elimina la necessità di aggiornare i dati facendo guadagnare tempo ai servizi amministrativi e contabili dell’azienda. Ma come definire queste indennità? È molto importante tenere conto del limite fiscale per la deducibilità dei rimborsi. Le tabelle ACI, infatti, rappresentano il limite fiscale oltre il quale l’ammontare del rimborso chilometrico non è più deducibile dal fatturato dell’azienda. Quest’ultima può certamente scegliere di rimborsare più di quanto indicato dalle tabelle ACI accettando però di perdere la differenza in deducibilità. Se invece vuole conservare il beneficio fiscale della deducibilità totale, deve tenersi al di sotto delle somme indicate dalle tabelle ACI.

Il potere della scelta per il calcolo del rimborso chilometrico

Sulla base di queste dinamiche, fees PRO ha sviluppato un sistema che permette alle aziende di scegliere in autonomia il modo più comodo per registrare questo tipo di spesa molto comune. Con la prima opzione, dopo aver consultato le tabelle ACI, dal profilo di fees PRO basterà inserire l’importo ricavato dai calcoli eseguiti rispettando, ovviamente, i criteri specifici aggiornati. In alternativa, se l’azienda ha deciso di adottare l’utilizzo di parametri interni predefiniti, tutto quello che va fatto sarà riportare nel software il totale calcolato e, in qualsiasi caso, i passaggi saranno sempre pochi, semplici e veloci.

Per conclusione, la soluzione fees PRO permette una gestione semplificata delle note spese grazie alla scansione analitica dei giustificativi nonché ad un sistema di elaborazione dati che permette di avere  una visione d’insieme precisa delle spese aziendali.

Per informazioni più approfondite sulla nostra soluzione, richiedi una demo ai nostri esperti!