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I processi approvativi da implementare nei nota spese

Il processo di implementazione dei processi approvativi e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto, ovviamente, dei budget stabiliti…

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti. 

I diversi processi approvativi delle note spese: cosa implementare?

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che le note spese siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: i processi da implementare nell'approvazione dei nota spese

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli.

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte le note spese. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione delle note spese, Excel tende ad essere la soluzione preferita

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con fees PRO, è possibile implementare un processo di gestione delle spese personalizzando le fasi di verifica e di approvazione amministrativa. Si possono quindi configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione. 

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni nota spese sia convalidata dal manager giusto

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, il software fees PRO rileva il reparto del dipendente e invia la nota spese al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, fees PRO offre la possibilità di dividere la nota spese in più parti, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare il reparto o il nome del progetto a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

fees PRO permette anche di impostare una seconda o terza fase di approvazione se la nota spese supera un certo importo. L’azienda può così decidere, ad esempio, che tutte le note spese superiori a 1.000 euro vengano immediatamente inviate al supervisore del manager per la convalida.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di inviare le note spese che superano i limiti concordati a una persona designata. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se aumentare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili

Alcune spese possono anche essere rifatturate al cliente. In questo caso, l’admin può creare il tag personalizzato “rifatturabile” cosicché il dipendente possa selezionarlo in caso di necessità. L’utente, poi, a fine progetto, può esportare direttamente da fees PRO un report delle spese rifatturabili. Utilizzando un flusso di lavoro adatto, tutte le nota spese interessate possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file di scritture contabili – che possono essere importati direttamente nel software gestionale – così come i file di bonifico SEPA per il rimborso dei dipendenti. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione delle note spese fees PRO e implementando i processi approvativi

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro APP mobile per controllare le spese e approvarle.

Dall’app mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore.

Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Prepararsi ai processi di digitalizzazione delle note spese

La vostra attività sta crescendo? Ora è il momento di pensare a digitalizzare le vostre note spese! La vostra forza lavoro sta crescendo, i vostri dipendenti viaggiano più spesso e le spese aziendali si accumulano. Risultato: il vostro ufficio amministrazione/contabilità è sommerso di lavoro e la produttività dei vostri dipendenti è penalizzata dal ripetuto e dispendioso lavoro di preparazione delle note spese. Per snellire il processo di convalida, aiutare i team ad aumentare la loro efficienza e migliorare la soddisfazione generale all’interno dell’azienda riducendo la mole di lavoro della gestione delle note spese, passate ad una soluzione digitale! Per scegliere quella più adatta alle vostre esigenze, fate un passo alla volta partendo dalla preparazione delle vostre specifiche necessità per lanciare poi la vostra richiesta di offerta. fees PRO vi accompagnerà nella transizione verso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

RFP Nota spese: come richiedere delle offerte

Volete digitalizzare le vostre note spese per risparmiare tempo, migliorare l’affidabilità dei processi e/o ridurre i costi di gestione? La scelta della soluzione è fondamentale. I due metodi seguenti possono aiutarvi a fare la scelta giusta:

  • Emettete una richiesta di offerta, o RFP. La procedura a monte è lunga e richiederà molta energia alla vostra azienda. Il vantaggio: i fornitori di soluzioni si rivolgono a voi con la loro migliore offerta
  • Identificate i potenziali fornitori e inviate loro una RFQ (richiesta di offerta) per le note spese: la selezione preliminare riduce le vostre opzioni, ma la procedura è più veloce

In ogni caso, prima di scegliere la vostra soluzione di digitalizzazione delle note spese, avrete un po’ di lavoro da fare all’interno dell’azienda. Questa soluzione deve essere esattamente su misura per le vostre esigenze, e dovrà affrontare i problemi che avete identificato. Spetta al fornitore mostrarvi le funzionalità offerte dal suo prodotto, nonché i numerosi bonus di cui potete usufruire per facilitare ulteriormente la gestione paperless delle vostre note spese. Le tecnologie sul mercato si evolvono rapidamente, assicuratevi di sfruttare le migliori innovazioni!

Scrivere una richiesta di offerta: i passaggi essenziali

Una RFP di successo deve essere accuratamente preparata. È necessario definire una serie meticolosa di specifiche tecniche che siano perfettamente in linea con le esigenze di gestione delle note spese della vostra azienda.

Queste specifiche tecniche aiuteranno i potenziali fornitori a comprendere le vostre priorità, in modo da potervi fornire una soluzione di digitalizzazione conforme. Inoltre, le specifiche tecniche devono essere regolarmente esaminate dai vostri team durante tutto il processo di RFP, per evitare di deviare dai vostri obiettivi.

1. Istituire un comitato di progetto per la stesura delle specifiche tecniche

Per garantire che il processo di redazione delle specifiche tecniche sia coerente ed efficiente, affidate il compito ad un comitato di progetto. In fase di costituzione del comitato è opportuno coinvolgere, a diversi livelli, i vari soggetti interessati al progetto.

L’ufficio contabilità è ovviamente interessato alla digitalizzazione delle note spese. Ma anche i reparti IT, finanziario e i dipendenti dovrebbero avere voce in capitolo. Le specifiche tecniche per la digitalizzazione delle note spese devono descrivere i requisiti esatti che la soluzione deve soddisfare: ogni dipendente interessato al sistema delle note spese deve quindi partecipare al processo.

Non esitate a distribuire i ruoli. Ad esempio, potreste assegnare un ruolo di consulenza ai dipendenti, affidare al reparto IT la verifica degli aspetti tecnici e il ruolo decisionale al responsabile dell’ufficio contabilità.

Una volta costituito il comitato di progetto, potete iniziare a redigere le vostre specifiche tecniche.

Per aiutarvi ad iniziare, date un’occhiata al nostro modello di specifiche tecniche.

2. Raccogliete le vostre esigenze

Questa fase centrale determinerà la vostra soddisfazione per il sistema che verrà infine consegnato, quindi assicuratevi di prendervi il tempo necessario per raccogliere le opinioni di tutte le parti interessate. Potete effettuare una consultazione interna utilizzando i moduli di domanda/risposta e dei questionari di soddisfazione: ciò consente ai dipendenti intervistati di partecipare alla definizione delle esigenze di gestione delle spese dell’azienda. Assicuratevi di lasciare uno spazio vuoto in cui i partecipanti al sondaggio possano esprimere i loro commenti utili.

La soluzione di digitalizzazione delle note spese che sceglierete dipenderà dai vostri obiettivi chiave. Assicuratevi di porre le giuste domande!

3. Convalidare le specifiche tecniche per il lancio dell’RFP

Una volta individuate le vostre esigenze, potete elencare le funzionalità essenziali necessarie per la vostra soluzione di gestione delle note spese. Dovreste anche registrare i requisiti aggiuntivi nelle specifiche tecniche per evidenziare le vostre priorità.

Prima di emettere la vostra richiesta di offerta, verificate che le vostre specifiche tecniche affrontino i seguenti punti:

  • I principali miglioramenti che la soluzione deve essere in grado di fornire.
  • Workflow di approvazione delle funzionalità essenziali, metodo di pagamento paperless, reportistica e possibilità di export dei dati, condivisione collaborativa con la gestione dei diritti di accesso, ecc.
  • Il numero di utenti supportati dallo strumento.
  • Il vostro budget complessivo per la digitalizzazione delle vostre note spese.

Con le vostre specifiche tecniche in mano, i produttori del software saranno in grado di rispondere efficacemente alla vostra richiesta di offerta. 

RFP Note spese: 3 domande da porsi nella scelta della soluzione

Come saranno inoltrate le note spese al software?

Per essere implementata in modo semplice e rapido, la vostra nuova soluzione deve essere compatibile con i vostri metodi e sistemi IT esistenti.

Esempio: il nuovo strumento di gestione delle note spese è in grado di gestire una ricevuta trasferita da un acquisto online e un’immagine scansionata? Assicuratevi che la soluzione includa l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per garantire l’estrazione dei dati e la mappatura nei campi di una linea di spesa. Le migliori soluzioni possono assegnare in modo intelligente un tipo di spesa a una transazione in base ai dati sulla ricevuta.

Qual è il modello di pricing per il software di gestione delle note spese?

Chiedete ai produttori del software quali sono i costi esatti per l’implementazione e la manutenzione della vostra futura soluzione di gestione delle note spese, in modo da poter confrontare i prezzi e rispettare il vostro budget. Alcuni fornitori offrono un’implementazione a prezzo fisso, mentre altri addebitano dei costi aggiuntivi – potrebbero esserci costi nascosti di cui dovete essere a conoscenza prima di fare la vostra scelta.

E’ più comoda una soluzione per smartphone o un software per PC? 

Il bello delle soluzioni digitali più complete è l’elasticità di cui esse sono dotate. La disponibilità su diverse tipologie di dispositivi (computer, tablet, smartphone) assicura agli utenti un utilizzo del software molto versatile e comodo. Soprattutto nella gestione delle nota spese, la possibilità di consultare report anche da cellulare in casi di trasferte di lavoro può davvero fare la differenza! Al contrario, nei giorni in cui si lavora in ufficio alla propria scrivania, avere una tab sempre aperta e consultabile sul gestionale di nota spese può essere altrettanto comoda.

Con le giuste domande è semplice trovare le risposte che si cercano. L’universo fees crede e sostiene i processi di digitalizzazione delle nota spese che mirano a migliorare la qualità della vita privata e lavorativa, di datori di lavoro e di dipendenti. La scelta di un sistema digitale per la gestione delle nota spese può davvero migliorare la gestione della realtà aziendale e fees PRO, oltre ad essere una possibile soluzione al tuo problema, è anche il tuo migliore alleato nella ricerca del software ideale. Contattaci se sei alla ricerca di chiarimenti riguardo il mondo delle nota spese oppure richiedi una demo  gratuita se sei curioso di scoprire fees PRO!