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Nota Spese: quali processi approvativi si dovrebbero implementare?

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti.

I diversi processi approvativi delle note spese

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: le migliori pratiche da implementare

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione dedicato, Excel tende ad essere la soluzione preferita.

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con un software di gestione delle note spese come fees PRO, è possibile personalizzare le fasi di verifica e approvazione amministrativa. È quindi possibile configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni manager convalidi i propri report

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, potrà inviare direttamente dall'App al software fees PRO il Report delle spese da approvare al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, potrà creare diversi report da inviare tramite fees PRO, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare l'email e il nome del referente a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di approvare o rigettare le note spese che superano i limiti concordati. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se approvare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili al cliente

Alcune spese possono essere rifatturate al cliente. In questo caso, il dipendente deve riportare le indicazioni nelle "Note" quando compila la nota spese. Alla fine del progetto, fees PRO permette poi di esportare un riassunto delle spese rifatturabili al cliente, che può essere allegato alla fattura. Utilizzando un flusso di lavoro adattato a questa nozione di rifatturazione, tutti i report interessati possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo.

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file excel – che possono essere importati direttamente nel software gestionale. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione software fees PRO

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute, in quanto tutto viene conservato in Datacenter sicuri.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro WebAPP per controllare le spese e approvarle.

 

Dall’APP mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore. Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Come richiedere lo SPID online: tutti i passaggi

Da casa seguendo la procedura online o presentandosi in ufficio, gratuitamente o a pagamento. Ecco tutto quello che c'è da sapere su come richiedere lo Spid online: il sistema di Identità Digitale indispensabile per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione

Lo SPID

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale, meglio conosciuto come SPID, sta divenendo sempre più fondamentale per intrattenere i rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, oltre che per accedere ai benefici concessi, tra gli altri, dai nuovi strumenti di Cashback e Lotteria degli scontrini.

Riteniamo che la modalità di attivazione più semplice, tra le molte disponibili e tutte valide, siano due: con Poste Italiane oppure tramite il sistema MySielteID.

Poste Italiane: Scopri come richiedere lo SPID online ed attivarlo

Attraverso il sito di Poste Italiane, mediante l’accesso al seguente link è infatti possibile Come richiedere lo SPID online in modo semplice e gratuito seguendo la procedura. Accedi alla procedura SPID - PosteID.

  • Durante le operazioni di registrazione verrà richiesto di allegare la scansione fronte e retro di carta di identità e codice fiscale: vi invitiamo pertanto a preparare tali file prima di iniziare la procedura. Sarà inoltre necessario avere con sé il proprio telefono cellulare, sul quale si riceverà un codice di attivazione, e poter accedere al proprio indirizzo mail, per confermare le operazioni in corso.

Per coloro che non hanno la possibilità di allegare i documenti è possibile selezionare l’opzione per la scansione direttamente presso gli uffici postali in caso procediate con sistema PosteID.

  • Al termine delle operazioni di registrazione, ricevuta la mail di conferma, sarà necessario recarsi presso un ufficio postale portando con se la propria carta di identità e il codice fiscale in originale per effettuare il riconoscimento di persona.
  • Una volta completata la procedura di registrazione e identificazione sarà possibile scaricare l’applicazione PosteID, a cui si accede con le credenziali scelte in fase di registrazione, ed iniziare ad usufruire dei servizi abilitati.

Sistema MySielteID: Ecco come richiedere lo SPID online

Per quanto concerne la procedura attraverso il sito di MySielteID occorre invece seguire queste istruzioni, badando bene a non buttare la lettera che avete ricevuto in concomitanza con la vostra Carta d'Identità elettronica, renderà tutto molto più semplice!

  • Selezionando il metodo con Carta d'Identità Elettronica 3.0, il più rapido, occorre essere in possesso della CIE 3.0, del pin a 8 cifre che avete ricevuto alla consegna del documento d'identità e di uno smartphone dotato di lettore NFC su cui scaricare la app IDENTIFICA
  • Seguire i passaggi indicati dal sito, prendendo visione dei documenti da spuntare lungo il processo e compilando tutti i campi richiesti per registrarsi (compresi inserimento della Carta D'Identità Elettronica e della Tessera Sanitaria Regionale, fronte e retro)
  • Una volta completata la registrazione occorre scaricare e inserire i propri dati (Codice Fiscale e password temporanea che vi sarà stata recapitata via email) nella app IDENTIFICA
  • A questo punto sarete quasi alla fine del processo: inserite il pin della vostra CIE 3.0, che si trova nella lettera di consegna della medesima carta e dovreste scannerizzarla in prossimità del lettore NFC (è situato all'interno della fotocamera frontale, appoggiate la vostra CIE lì)
  • Ora settate una nuova password sostituendo quella vecchia e riceverete la mail di conferma di registrazione

Adesso tocca a voi: attiva il tuo SPID

Esistono altri metodi per autenticarsi e attivare il proprio SPID, tuttavia abbiamo preferito raccontarvi di quelli che abbiamo utilizzato noi.
Nel caso aveste dubbi o perplessi chiedete informazioni, sennò suggerite anche voi il vostro sistema di attivazione SPID preferito.

Hai ancora dubbi su come richiedere lo SPID online? Contattaci pure a support@fees.world, saremo contenti di chiarire i tuoi dubbi!

https://onelink.to/9b8hc9

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La garanzia di un drone

E se il vostro regalo dei sogni diventasse un incubo?
Da un decennio a questa parte la maggior parte dei regali di compleanno e delle strenne natalizie sono di carattere tecnologico.
Oltre ad essere i regali più in del momento hanno anche un elevato valore economico.
Un esempio è sicuramente il drone che si è ritrovato a maneggiare Paolo e la conservazione della garanzia di un drone.

La garanzia di un drone

Finalmente la possibilità di filmare e perdersi nei campi della campagna cremonese, tutto con visuali dall’alto e periferiche mozzafiato: un sogno sempre bramato, ora diventato realtà.

Ma è tutto così rosa e fiori? E se lo scontrino cartaceo fosse sbiadito o distrutto?

Ogni volta che Paolo utilizza il suo drone, controlla se nel suo cassetto ci sia ancora quello scontrino, come garanzia di un drone.
Ma ve l’ha mai detto nessuno che secondo le nuove norme di legge per una garanzia non serve per forza esibire lo scontrino, ma basta avere una foto?
Immaginate ora un servizio cloud che permetta di immagazzinare tutte le foto dei vostri scontrini.

I regali che vi hanno i vostri amici, genitori o compagni, tutto conservato in un unico posto.
Questo è uno dei servizi che offre Fees: la possibilità di salvaguardare gli scontrini uno spazio sicuro e poterli utilizzare come prova d’acquisto e garanzia.

Hai anche tu un drone come Paolo? Non ti preoccupare fai la foto allo scontrino e usa Fees come prova di garanzia.
Non hai un drone? E se funzionasse così per ogni garanzia?

Non importa che sia la tua nuova TV LCD, la lavatrice, la macchina del caffè o semplicemente il tuo nuovo smartphone scatta una foto allo scontrino, e al resto, ci pensa Fees.

Se non l’hai ancora fatto, vai sul tuo Store, e scarica la app Fees.

Consulta anche il nostro sito

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Black Friday, la festa degli scontrini

Negli Stati Uniti la festa del Ringraziamento o, come dicono loro, Thanksgiving, è ormai alle porte.
Successivamente al Thanksgiving, fra le feste più amate fra gli americani è nata quella che è sicuramente la “festa” pagana più attesa d’America: il Black Friday.
Ma che cos’è il Black Friday? Perché se ne sente parlare anche in Italia? E cosa centra con gli scontrini e le garanzie? Scopri come conservare la Garanzia durante il Black Friday

Garanzia durante il Black Friday

Come ottenere la Garanzia durante il Black Friday?

Il Black Friday è, essenzialmente, il giorno dopo Thanksgiving, che cade sempre di giovedì.
La sua particolarità è che è anche il giorno delle offerte stracciate sui prodotti e i saldi più esagerati su varie merci.
Black Friday è sinonimo di file fuori dai negozi dalla sera prima, spese pazze e incassi multimilionari per aziende tech e, ormai, pure dei grandi colossi del delivery come Amazon.
È senza ombra di dubbio il giorno in cui vengono emessi più scontrini in tutti gli USA.

Dove si sta diffondendo?

Da un paio d’anni le multinazionali della tecnologia stanno lentamente esportando questa tradizione anche nel vecchio continente.

Sempre più stati aderiscono a questa iniziativa, fra cui l'Italia, sempre al passo con i tempi e con le migliori tecnologie.

È di recente che infatti vediamo in televisione o su youtube e sentiamo in radio o su Spotify pubblicità legate a questo strano giorno dell’anno. Di seguito, vi riportiamo un esempio delle più grosse ed anche controverse campagne pubblicitarie legate al Black Friday:

Comprerete anche voi i regali per Natale durante il black Friday? Se sì, salvate le vostre garanzie con la app di fees, disponibile su Apple Store e Google Play.

Stay tuned, nel prossimo articolo del nostro blog parleremo proprio di regali natalizi e scontrini parlanti.

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Scontrino elettronico, cosa cambia per i clienti?

Hai sentito parlare di Scontrino Elettronico e non riesci a capire di cosa si tratta? Ti hanno detto che cambierà tutto per i clienti? Hai paura di trovarti spiazzato difronte alla nuova emissione? Se queste sono le domande che ti stai ponendo, posso rassicurarti, perché ci sono io a darti tutte le risposte.

Nella guida di oggi, ti illustrerò cosa cambia per i clienti con lo Scontrino Elettronico.

Dopo aver letto questo articolo, sono sicuro che troverai la risposta al tuo problema. Mettendo in pratica i suggerimenti che ho preparato per te, non ci sarà più alcun ostacolo tra te e il tuo scontrino elettronico.

Come dici? Sei impaziente di cominciare? Allora non perdiamo allora altro tempo e iniziamo! Buona lettura!

Scontrino elettronico, cosa si rilascia ai clienti?

Chi acquista riceve il documento commerciale emesso dal registratore telematico. I dati continueranno a viaggiare su carta e per beneficiare di eventuali detrazioni si dovrà richiedere il documento commerciale fiscale.

Gli esercenti hanno dovuto dotarsi obbligatoriamente del registratore telematico, a partire dal 1° luglio 2019 per attività con un volume d’affari superiore a 400.000 euro e da gennaio 2020 in tutti gli altri casi.

La novità che riguarda i commercianti prevede una memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, secondo quanto stabilito dal Decreto Legislativo numero 127 del 2015.

Dopo l’introduzione della fattura elettronica a partire da gennaio, la rivoluzione digitale del Fisco vive una nuova fase con lo scontrino elettronico: i canali tra contribuenti e amministrazione finanziaria diventano sempre più diretti e immediati, a prova di evasione.

 

 

 

 

 

Scontrino elettronico, per i clienti arriva il documento commerciale: come funziona

Con le novità a partire da luglio 2019 e gennaio 2020, il termine “scontrino” resterà nel nostro linguaggio ma diventerà formalmente obsoleto, a prendere il suo posto sarà il documento commerciale. Si distinguono due versioni:

  • quello ordinario, utile ai fini civilistici. Ad esempio, per alcuni prodotti funge da garanzia;
  • quello fiscale, per beneficiare di detrazioni o deduzioni.

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