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I processi approvativi da implementare nei nota spese

Il processo di implementazione dei processi approvativi e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto, ovviamente, dei budget stabiliti…

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti. 

I diversi processi approvativi delle note spese: cosa implementare?

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che le note spese siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: i processi da implementare nell'approvazione dei nota spese

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli.

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte le note spese. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione delle note spese, Excel tende ad essere la soluzione preferita

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con fees PRO, è possibile implementare un processo di gestione delle spese personalizzando le fasi di verifica e di approvazione amministrativa. Si possono quindi configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione. 

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni nota spese sia convalidata dal manager giusto

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, il software fees PRO rileva il reparto del dipendente e invia la nota spese al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, fees PRO offre la possibilità di dividere la nota spese in più parti, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare il reparto o il nome del progetto a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

fees PRO permette anche di impostare una seconda o terza fase di approvazione se la nota spese supera un certo importo. L’azienda può così decidere, ad esempio, che tutte le note spese superiori a 1.000 euro vengano immediatamente inviate al supervisore del manager per la convalida.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di inviare le note spese che superano i limiti concordati a una persona designata. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se aumentare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili

Alcune spese possono anche essere rifatturate al cliente. In questo caso, l’admin può creare il tag personalizzato “rifatturabile” cosicché il dipendente possa selezionarlo in caso di necessità. L’utente, poi, a fine progetto, può esportare direttamente da fees PRO un report delle spese rifatturabili. Utilizzando un flusso di lavoro adatto, tutte le nota spese interessate possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file di scritture contabili – che possono essere importati direttamente nel software gestionale – così come i file di bonifico SEPA per il rimborso dei dipendenti. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione delle note spese fees PRO e implementando i processi approvativi

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro APP mobile per controllare le spese e approvarle.

Dall’app mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore.

Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Prepararsi ai processi di digitalizzazione delle note spese

La vostra attività sta crescendo? Ora è il momento di pensare a digitalizzare le vostre note spese! La vostra forza lavoro sta crescendo, i vostri dipendenti viaggiano più spesso e le spese aziendali si accumulano. Risultato: il vostro ufficio amministrazione/contabilità è sommerso di lavoro e la produttività dei vostri dipendenti è penalizzata dal ripetuto e dispendioso lavoro di preparazione delle note spese. Per snellire il processo di convalida, aiutare i team ad aumentare la loro efficienza e migliorare la soddisfazione generale all’interno dell’azienda riducendo la mole di lavoro della gestione delle note spese, passate ad una soluzione digitale! Per scegliere quella più adatta alle vostre esigenze, fate un passo alla volta partendo dalla preparazione delle vostre specifiche necessità per lanciare poi la vostra richiesta di offerta. fees PRO vi accompagnerà nella transizione verso la digitalizzazione del processo di gestione delle note spese.

RFP Nota spese: come richiedere delle offerte

Volete digitalizzare le vostre note spese per risparmiare tempo, migliorare l’affidabilità dei processi e/o ridurre i costi di gestione? La scelta della soluzione è fondamentale. I due metodi seguenti possono aiutarvi a fare la scelta giusta:

  • Emettete una richiesta di offerta, o RFP. La procedura a monte è lunga e richiederà molta energia alla vostra azienda. Il vantaggio: i fornitori di soluzioni si rivolgono a voi con la loro migliore offerta
  • Identificate i potenziali fornitori e inviate loro una RFQ (richiesta di offerta) per le note spese: la selezione preliminare riduce le vostre opzioni, ma la procedura è più veloce

In ogni caso, prima di scegliere la vostra soluzione di digitalizzazione delle note spese, avrete un po’ di lavoro da fare all’interno dell’azienda. Questa soluzione deve essere esattamente su misura per le vostre esigenze, e dovrà affrontare i problemi che avete identificato. Spetta al fornitore mostrarvi le funzionalità offerte dal suo prodotto, nonché i numerosi bonus di cui potete usufruire per facilitare ulteriormente la gestione paperless delle vostre note spese. Le tecnologie sul mercato si evolvono rapidamente, assicuratevi di sfruttare le migliori innovazioni!

Scrivere una richiesta di offerta: i passaggi essenziali

Una RFP di successo deve essere accuratamente preparata. È necessario definire una serie meticolosa di specifiche tecniche che siano perfettamente in linea con le esigenze di gestione delle note spese della vostra azienda.

Queste specifiche tecniche aiuteranno i potenziali fornitori a comprendere le vostre priorità, in modo da potervi fornire una soluzione di digitalizzazione conforme. Inoltre, le specifiche tecniche devono essere regolarmente esaminate dai vostri team durante tutto il processo di RFP, per evitare di deviare dai vostri obiettivi.

1. Istituire un comitato di progetto per la stesura delle specifiche tecniche

Per garantire che il processo di redazione delle specifiche tecniche sia coerente ed efficiente, affidate il compito ad un comitato di progetto. In fase di costituzione del comitato è opportuno coinvolgere, a diversi livelli, i vari soggetti interessati al progetto.

L’ufficio contabilità è ovviamente interessato alla digitalizzazione delle note spese. Ma anche i reparti IT, finanziario e i dipendenti dovrebbero avere voce in capitolo. Le specifiche tecniche per la digitalizzazione delle note spese devono descrivere i requisiti esatti che la soluzione deve soddisfare: ogni dipendente interessato al sistema delle note spese deve quindi partecipare al processo.

Non esitate a distribuire i ruoli. Ad esempio, potreste assegnare un ruolo di consulenza ai dipendenti, affidare al reparto IT la verifica degli aspetti tecnici e il ruolo decisionale al responsabile dell’ufficio contabilità.

Una volta costituito il comitato di progetto, potete iniziare a redigere le vostre specifiche tecniche.

Per aiutarvi ad iniziare, date un’occhiata al nostro modello di specifiche tecniche.

2. Raccogliete le vostre esigenze

Questa fase centrale determinerà la vostra soddisfazione per il sistema che verrà infine consegnato, quindi assicuratevi di prendervi il tempo necessario per raccogliere le opinioni di tutte le parti interessate. Potete effettuare una consultazione interna utilizzando i moduli di domanda/risposta e dei questionari di soddisfazione: ciò consente ai dipendenti intervistati di partecipare alla definizione delle esigenze di gestione delle spese dell’azienda. Assicuratevi di lasciare uno spazio vuoto in cui i partecipanti al sondaggio possano esprimere i loro commenti utili.

La soluzione di digitalizzazione delle note spese che sceglierete dipenderà dai vostri obiettivi chiave. Assicuratevi di porre le giuste domande!

3. Convalidare le specifiche tecniche per il lancio dell’RFP

Una volta individuate le vostre esigenze, potete elencare le funzionalità essenziali necessarie per la vostra soluzione di gestione delle note spese. Dovreste anche registrare i requisiti aggiuntivi nelle specifiche tecniche per evidenziare le vostre priorità.

Prima di emettere la vostra richiesta di offerta, verificate che le vostre specifiche tecniche affrontino i seguenti punti:

  • I principali miglioramenti che la soluzione deve essere in grado di fornire.
  • Workflow di approvazione delle funzionalità essenziali, metodo di pagamento paperless, reportistica e possibilità di export dei dati, condivisione collaborativa con la gestione dei diritti di accesso, ecc.
  • Il numero di utenti supportati dallo strumento.
  • Il vostro budget complessivo per la digitalizzazione delle vostre note spese.

Con le vostre specifiche tecniche in mano, i produttori del software saranno in grado di rispondere efficacemente alla vostra richiesta di offerta. 

RFP Note spese: 3 domande da porsi nella scelta della soluzione

Come saranno inoltrate le note spese al software?

Per essere implementata in modo semplice e rapido, la vostra nuova soluzione deve essere compatibile con i vostri metodi e sistemi IT esistenti.

Esempio: il nuovo strumento di gestione delle note spese è in grado di gestire una ricevuta trasferita da un acquisto online e un’immagine scansionata? Assicuratevi che la soluzione includa l’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per garantire l’estrazione dei dati e la mappatura nei campi di una linea di spesa. Le migliori soluzioni possono assegnare in modo intelligente un tipo di spesa a una transazione in base ai dati sulla ricevuta.

Qual è il modello di pricing per il software di gestione delle note spese?

Chiedete ai produttori del software quali sono i costi esatti per l’implementazione e la manutenzione della vostra futura soluzione di gestione delle note spese, in modo da poter confrontare i prezzi e rispettare il vostro budget. Alcuni fornitori offrono un’implementazione a prezzo fisso, mentre altri addebitano dei costi aggiuntivi – potrebbero esserci costi nascosti di cui dovete essere a conoscenza prima di fare la vostra scelta.

E’ più comoda una soluzione per smartphone o un software per PC? 

Il bello delle soluzioni digitali più complete è l’elasticità di cui esse sono dotate. La disponibilità su diverse tipologie di dispositivi (computer, tablet, smartphone) assicura agli utenti un utilizzo del software molto versatile e comodo. Soprattutto nella gestione delle nota spese, la possibilità di consultare report anche da cellulare in casi di trasferte di lavoro può davvero fare la differenza! Al contrario, nei giorni in cui si lavora in ufficio alla propria scrivania, avere una tab sempre aperta e consultabile sul gestionale di nota spese può essere altrettanto comoda.

Con le giuste domande è semplice trovare le risposte che si cercano. L’universo fees crede e sostiene i processi di digitalizzazione delle nota spese che mirano a migliorare la qualità della vita privata e lavorativa, di datori di lavoro e di dipendenti. La scelta di un sistema digitale per la gestione delle nota spese può davvero migliorare la gestione della realtà aziendale e fees PRO, oltre ad essere una possibile soluzione al tuo problema, è anche il tuo migliore alleato nella ricerca del software ideale. Contattaci se sei alla ricerca di chiarimenti riguardo il mondo delle nota spese oppure richiedi una demo  gratuita se sei curioso di scoprire fees PRO!

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5 motivi per scegliere un software di gestione delle nota spese

Nelle aziende italiane, le note spese sono ancora generalmente gestite in Excel. Ma i fogli di calcolo non sono strumenti molto intuitivi e non sono realmente destinati al lavoro collaborativo. Questo porta spesso a ritardi, errori e omissioni. La soluzione? Passare a processi senza carta con un potente software di gestione delle spese! Concentriamoci ora sui cinque vantaggi principali della soluzione fees PRO per le aziende.

1) Le tempistiche: fees PRO è l’app con scansione intelligente che ti aiuta a risparmiare tempo

L’applicazione di gestione delle note spese fees PRO è dotata di un sistema per catturare i dati automaticamente dal cartaceo (OCR). Scattando una foto del giustificativo, i dettagli vengono estratti automaticamente. La data, gli importi, l’IVA, la tassa di soggiorno, la valuta, il consumo di carburante… tutte queste informazioni vengono immediatamente registrate e riconosciute. Le note spese vengono compilate automaticamente e possono poi essere elaborate dalla contabilità. Questa funzione di scansione intelligente è ancora più pratica perché l’Agenzia delle Entrate accetta le ricevute digitali.

I trasfertisti beneficiano di un’applicazione che li segue ovunque vadano. Dite addio ai noiosi inserimenti manuali in Excel ad ogni fine mese. Sono una grande fonte di errori e possono rivelarsi costosi! Attualmente si stima che circa una nota spese su cinque debba essere ricontrollata in dettaglio. Inoltre, gestire manualmente le spese costa alle aziende una media di 53 euro a spesa, più altri 48 euro se contengono errori.

L’applicazione fees PRO aiuta anche a massimizzare il risparmio di tempo. Se siete al ristorante, nella vostra camera d’albergo, o al terminal dell’aeroporto, basta scattare una foto della ricevuta utilizzando l’applicazione smartphone e il gioco è fatto! Questo processo di scansione fa risparmiare tempo prezioso a tutti i dipendenti dell’azienda. L’elaborazione di una nota spese, che di solito richiede al reparto contabilità circa 30 minuti, diventa istantanea. I risultati sono rimborsi più veloci e regolari, con meno ritardi e meno potenziali controversie!

2) L’affidabilità: le spese di viaggio sono calcolate più velocemente e in modo più preciso

I viaggi d’affari comportano spesso viaggi in auto, generando rimborsi chilometrici per il carburante o l’usura del veicolo. Per coprire queste spese, l’ACI pubblica ogni anno le indennità chilometriche.

Il vantaggio dell’applicazione fees PRO è che può gestire questo tipo di rimborso molto facilmente. Dopo aver effettuato il calcolo delle spese secondo i criteri delle tabelle ACI o quelli standard scelti dall'azienda, basterà riportare il valore trovato direttamente nel software. 

3) La sicurezza: le note spese sempre monitorabili in pochi tap

L’applicazione fees PRO rende la gestione delle note spese più fluida e trasparente. In corso, approvata, rimborsata… i team possono seguire lo stato delle loro note spese in tempo reale e sono informati immediatamente di ogni azione intrapresa dal reparto contabilità.

Lo strumento offre una vera autonomia ai dipendenti, che possono trasmettere e monitorare lo stato delle loro note spese rapidamente e quando vogliono. Non c’è bisogno di rincorrere costantemente l’ufficio contabilità per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Inoltre, l’applicazione genera report statistici personalizzati. Ogni spesa dei dipendenti può essere esaminata e potenzialmente ottimizzata, permettendo all’azienda di studiare e gestire la sua gestione delle spese.

4) La sostenibilità: processi paperless dalla A alla Z

La gestione digitale delle note spese è completamente paperless con il software fees PRO. La scansione intelligente rileva i vari dettagli richiesti, come importi o valute, li trasmette, li registra e li archivia in tempo reale. Le tasse sono calcolate automaticamente e possono essere esportate in pochi click in qualsiasi gestionale di contabilità. Lo strumento genera anche file di rimborso e bonifici SEPA.

Questa soluzione intuitiva e completa elimina anche i problemi relativi alle ricevute perse, che spesso portano a ritardi nei pagamenti o addirittura al mancato rimborso delle spese

5) La versatilità: l’applicazione che funziona anche offline

Quando sei in viaggio, all’estero o in Italia, la connessione non è sempre ottimale. Buone notizie, l’applicazione fees PRO funziona sia online che offline! Così, puoi scansionare le tue note spese mentre viaggi, senza preoccuparti della qualità della rete.

Anche in caso di interruzione, i tuoi dati vengono registrati e sincronizzati in seguito, non appena la rete viene recuperata.

Infine, l’applicazione fees PRO per la gestione digitale delle nota spese può essere installata su tutti i tipi di dispositivi, compresi smartphone, tablet e computer. Una risorsa pratica, dato che il lavoro a distanza è sempre più diffuso e i dipendenti utilizzano quotidianamente sia il materiale professionale che personale.

 

Vuoi ottimizzare i tuoi processi e migliorare l’elaborazione delle tue note spese? Richiedi una demo ai nostri esperti!

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Come scegliere la giusta soluzione per la gestione digitale delle nota spese aziendali?

Ecco, finalmente vi siete decisi! Siete stanchi di perdere tempo con file Excel e buste piene di ricevute? Volete digitalizzare la gestione delle note spese per sbarazzarvi definitivamente dei giustificativi cartacei? E’ un’ottima idea che farà risparmiare tempo a tutti i vostri collaboratori e aumenterà la produttività aziendale.

Ora resta da sapere quale soluzione adottare… Carte di pagamento aziendali? Un software installato sulla rete interna dell’azienda? Oppure un software Cloud e un’App mobile? Ci sono molte soluzioni sul mercato, di varia qualità. Per essere sicuri di fare la scelta giusta, fees PRO vi offre una guida alla scelta che elenca tutte le domande da porsi prima di scegliere una soluzione per la gestione delle note spese.

8 criteri da considerare quando si sceglie una soluzione digitale di gestione delle nota spese

A seconda che abbiate bisogno di far rispettare dei limiti di spesa, di disporre di flussi di verifica e convalida diversi a seconda dei dipendenti o che dobbiate archiviare i documenti a norma, la soluzione scelta non sarà la stessa. Ad esempio, se i vostri dipendenti sono sparsi in diverse località, anche a livello internazionale, la soluzione scelta per la digitalizzazione delle note spese deve ess

ere in grado di tenerne conto. Stessa cosa se avete esigenze aziendali specifiche, come la gestione delle richieste di anticipi o autorizzazioni di trasferta. Questa guida alla scelta vi offre un elenco dei criteri da prendere in considerazione prima di effettuare la vostra scelta: conformità alle normative vigenti, possibilità di personalizzazione del software, precisione della cattura automatica dei dati, possibilità di reportistica proposte, integrazione col vostro gestionale di contabilità, ecc. Seguite la guida per scegliere ed investire in una soluzione che vi semplificherà la vita!

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Nota spese e rimborso chilometrico: come calcolarlo?

Viaggiare, muoversi, spostarsi. In una sola parola, trasferta. Per molti settori professionali la trasferta lavorativa resta una necessità. Nonostante il perfezionamento delle nuove tecnologie che ci consentono di svolgere sempre più mansioni a distanza, il viaggio per motivi di lavoro è il quotidiano di molti professionisti. Come indennizzare le spese di trasporto del lavoratore dipendente? Come gestire il rimborso chilometrico? Nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo proprio per spostarsi nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni, si applica il rimborso chilometrico. Come calcolarlo? Quali regole seguire? Scopriamolo insieme.

Come si calcola il rimborso chilometrico?

Bisogna innanzitutto fare la differenza tra trasferte con assegnazione di auto aziendale e quelle effettuate con un proprio mezzo di trasporto. In questo secondo caso si utilizza il sistema del rimborso chilometrico che rappresenta quindi un indennizzo giornaliero per uso di veicolo proprio per trasferte aziendali. Bisogna inoltre prendere in considerazione una serie di parametri e caratteristiche del veicolo :

  • Il tipo di carburante usato
  • La normativa vigente
  • La tassazione e la deducibilità
  • I chilometri percorsi
  • Il comune nel quale è avvenuta la trasferta

Esistono infine due tipologie di spese che rientrano nel calcolo :

  • Le spese proporzionali che aumentano in base al tempo di utilizzo del veicolo, quindi il carburante
  • Le spese non proporzionali che invece hanno tariffa fissa, vale a dire i pedaggi autostradali

Il dipendente è tenuto a conservare tutti i documenti utili a dimostrare i costi sostenuti e poter quindi calcolare l’importo da rimborsare.

Un’azienda che indennizza le spese di trasporto dei suoi dipendenti tramite rimborso chilometrico ha due opzioni di calcolo: applicare le tabelle ACI oppure applicare un’indennità chilometrica fissa, propria all’azienda.

Le tabelle ACI rappresentano un valido supporto nel calcolo delle indennità di trasferta perché forniscono dati elaborati sulla base delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano). Questi dati, aggiornati due volte l’anno a febbraio-marzo e a ottobre, rappresentano anche il limite fiscale per la deducibilità del rimborso. Se l’azienda resta nel limite fiscale indicato dalle tabelle ACI, può dedurre l’importo dal suo fatturato annuo.

Circa il 90% delle imprese applica questo metodo,  tuttavia, per un’azienda di medie e grandi dimensioni, la gestione del calcolo si rivela complessa. È infatti necessario aggiornare i dati per il veicolo di ogni dipendente, diversi per marca, anno di produzione, tipo di carburante, etc. Immaginate un’azienda con 200 dipendenti. L’amministrazione dovrebbe aggiornare manualmente i suoi dati due volte l’anno per 200 veicoli.

La complessità di questa procedura porta alcune aziende a scegliere un'altra metodologia di calcolo: l’applicazione di un’indennità chilometrica specifica dell’azienda. In questo caso, l’indennità è stabilita a monte e resta un parametro fisso.

Un'indennità chilometrica propria ad ogni azienda

Scegliere di applicare un’indennità aziendale fissa può rivelarsi più agevole poiché elimina la necessità di aggiornare i dati facendo guadagnare tempo ai servizi amministrativi e contabili dell’azienda. Ma come definire queste indennità? È molto importante tenere conto del limite fiscale per la deducibilità dei rimborsi. Le tabelle ACI, infatti, rappresentano il limite fiscale oltre il quale l’ammontare del rimborso chilometrico non è più deducibile dal fatturato dell’azienda. Quest’ultima può certamente scegliere di rimborsare più di quanto indicato dalle tabelle ACI accettando però di perdere la differenza in deducibilità. Se invece vuole conservare il beneficio fiscale della deducibilità totale, deve tenersi al di sotto delle somme indicate dalle tabelle ACI.

Il potere della scelta per il calcolo del rimborso chilometrico

Sulla base di queste dinamiche, fees PRO ha sviluppato un sistema che permette alle aziende di scegliere in autonomia il modo più comodo per registrare questo tipo di spesa molto comune. Con la prima opzione, dopo aver consultato le tabelle ACI, dal profilo di fees PRO basterà inserire l’importo ricavato dai calcoli eseguiti rispettando, ovviamente, i criteri specifici aggiornati. In alternativa, se l’azienda ha deciso di adottare l’utilizzo di parametri interni predefiniti, tutto quello che va fatto sarà riportare nel software il totale calcolato e, in qualsiasi caso, i passaggi saranno sempre pochi, semplici e veloci.

Per conclusione, la soluzione fees PRO permette una gestione semplificata delle note spese grazie alla scansione analitica dei giustificativi nonché ad un sistema di elaborazione dati che permette di avere  una visione d’insieme precisa delle spese aziendali.

Per informazioni più approfondite sulla nostra soluzione, richiedi una demo ai nostri esperti!

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Nota Spese: quali processi approvativi si dovrebbero implementare?

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti.

I diversi processi approvativi delle note spese

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: le migliori pratiche da implementare

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione dedicato, Excel tende ad essere la soluzione preferita.

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con un software di gestione delle note spese come fees PRO, è possibile personalizzare le fasi di verifica e approvazione amministrativa. È quindi possibile configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni manager convalidi i propri report

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, potrà inviare direttamente dall'App al software fees PRO il Report delle spese da approvare al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, potrà creare diversi report da inviare tramite fees PRO, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare l'email e il nome del referente a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di approvare o rigettare le note spese che superano i limiti concordati. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se approvare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili al cliente

Alcune spese possono essere rifatturate al cliente. In questo caso, il dipendente deve riportare le indicazioni nelle "Note" quando compila la nota spese. Alla fine del progetto, fees PRO permette poi di esportare un riassunto delle spese rifatturabili al cliente, che può essere allegato alla fattura. Utilizzando un flusso di lavoro adattato a questa nozione di rifatturazione, tutti i report interessati possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo.

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file excel – che possono essere importati direttamente nel software gestionale. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione software fees PRO

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute, in quanto tutto viene conservato in Datacenter sicuri.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro WebAPP per controllare le spese e approvarle.

 

Dall’APP mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore. Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Come richiedere lo SPID online: tutti i passaggi

Da casa seguendo la procedura online o presentandosi in ufficio, gratuitamente o a pagamento. Ecco tutto quello che c'è da sapere su come richiedere lo Spid online: il sistema di Identità Digitale indispensabile per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione

Lo SPID

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale, meglio conosciuto come SPID, sta divenendo sempre più fondamentale per intrattenere i rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, oltre che per accedere ai benefici concessi, tra gli altri, dai nuovi strumenti di Cashback e Lotteria degli scontrini.

Riteniamo che la modalità di attivazione più semplice, tra le molte disponibili e tutte valide, siano due: con Poste Italiane oppure tramite il sistema MySielteID.

Poste Italiane: Scopri come richiedere lo SPID online ed attivarlo

Attraverso il sito di Poste Italiane, mediante l’accesso al seguente link è infatti possibile Come richiedere lo SPID online in modo semplice e gratuito seguendo la procedura. Accedi alla procedura SPID - PosteID.

  • Durante le operazioni di registrazione verrà richiesto di allegare la scansione fronte e retro di carta di identità e codice fiscale: vi invitiamo pertanto a preparare tali file prima di iniziare la procedura. Sarà inoltre necessario avere con sé il proprio telefono cellulare, sul quale si riceverà un codice di attivazione, e poter accedere al proprio indirizzo mail, per confermare le operazioni in corso.

Per coloro che non hanno la possibilità di allegare i documenti è possibile selezionare l’opzione per la scansione direttamente presso gli uffici postali in caso procediate con sistema PosteID.

  • Al termine delle operazioni di registrazione, ricevuta la mail di conferma, sarà necessario recarsi presso un ufficio postale portando con se la propria carta di identità e il codice fiscale in originale per effettuare il riconoscimento di persona.
  • Una volta completata la procedura di registrazione e identificazione sarà possibile scaricare l’applicazione PosteID, a cui si accede con le credenziali scelte in fase di registrazione, ed iniziare ad usufruire dei servizi abilitati.

Sistema MySielteID: Ecco come richiedere lo SPID online

Per quanto concerne la procedura attraverso il sito di MySielteID occorre invece seguire queste istruzioni, badando bene a non buttare la lettera che avete ricevuto in concomitanza con la vostra Carta d'Identità elettronica, renderà tutto molto più semplice!

  • Selezionando il metodo con Carta d'Identità Elettronica 3.0, il più rapido, occorre essere in possesso della CIE 3.0, del pin a 8 cifre che avete ricevuto alla consegna del documento d'identità e di uno smartphone dotato di lettore NFC su cui scaricare la app IDENTIFICA
  • Seguire i passaggi indicati dal sito, prendendo visione dei documenti da spuntare lungo il processo e compilando tutti i campi richiesti per registrarsi (compresi inserimento della Carta D'Identità Elettronica e della Tessera Sanitaria Regionale, fronte e retro)
  • Una volta completata la registrazione occorre scaricare e inserire i propri dati (Codice Fiscale e password temporanea che vi sarà stata recapitata via email) nella app IDENTIFICA
  • A questo punto sarete quasi alla fine del processo: inserite il pin della vostra CIE 3.0, che si trova nella lettera di consegna della medesima carta e dovreste scannerizzarla in prossimità del lettore NFC (è situato all'interno della fotocamera frontale, appoggiate la vostra CIE lì)
  • Ora settate una nuova password sostituendo quella vecchia e riceverete la mail di conferma di registrazione

Adesso tocca a voi: attiva il tuo SPID

Esistono altri metodi per autenticarsi e attivare il proprio SPID, tuttavia abbiamo preferito raccontarvi di quelli che abbiamo utilizzato noi.
Nel caso aveste dubbi o perplessi chiedete informazioni, sennò suggerite anche voi il vostro sistema di attivazione SPID preferito.

Hai ancora dubbi su come richiedere lo SPID online? Contattaci pure a support@fees.world, saremo contenti di chiarire i tuoi dubbi!

https://onelink.to/9b8hc9

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La garanzia di un drone

E se il vostro regalo dei sogni diventasse un incubo?
Da un decennio a questa parte la maggior parte dei regali di compleanno e delle strenne natalizie sono di carattere tecnologico.
Oltre ad essere i regali più in del momento hanno anche un elevato valore economico.
Un esempio è sicuramente il drone che si è ritrovato a maneggiare Paolo e la conservazione della garanzia di un drone.

La garanzia di un drone

Finalmente la possibilità di filmare e perdersi nei campi della campagna cremonese, tutto con visuali dall’alto e periferiche mozzafiato: un sogno sempre bramato, ora diventato realtà.

Ma è tutto così rosa e fiori? E se lo scontrino cartaceo fosse sbiadito o distrutto?

Ogni volta che Paolo utilizza il suo drone, controlla se nel suo cassetto ci sia ancora quello scontrino, come garanzia di un drone.
Ma ve l’ha mai detto nessuno che secondo le nuove norme di legge per una garanzia non serve per forza esibire lo scontrino, ma basta avere una foto?
Immaginate ora un servizio cloud che permetta di immagazzinare tutte le foto dei vostri scontrini.

I regali che vi hanno i vostri amici, genitori o compagni, tutto conservato in un unico posto.
Questo è uno dei servizi che offre Fees: la possibilità di salvaguardare gli scontrini uno spazio sicuro e poterli utilizzare come prova d’acquisto e garanzia.

Hai anche tu un drone come Paolo? Non ti preoccupare fai la foto allo scontrino e usa Fees come prova di garanzia.
Non hai un drone? E se funzionasse così per ogni garanzia?

Non importa che sia la tua nuova TV LCD, la lavatrice, la macchina del caffè o semplicemente il tuo nuovo smartphone scatta una foto allo scontrino, e al resto, ci pensa Fees.

Se non l’hai ancora fatto, vai sul tuo Store, e scarica la app Fees.

Consulta anche il nostro sito

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Black Friday, la festa degli scontrini

Negli Stati Uniti la festa del Ringraziamento o, come dicono loro, Thanksgiving, è ormai alle porte.
Successivamente al Thanksgiving, fra le feste più amate fra gli americani è nata quella che è sicuramente la “festa” pagana più attesa d’America: il Black Friday.
Ma che cos’è il Black Friday? Perché se ne sente parlare anche in Italia? E cosa centra con gli scontrini e le garanzie? Scopri come conservare la Garanzia durante il Black Friday

Garanzia durante il Black Friday

Come ottenere la Garanzia durante il Black Friday?

Il Black Friday è, essenzialmente, il giorno dopo Thanksgiving, che cade sempre di giovedì.
La sua particolarità è che è anche il giorno delle offerte stracciate sui prodotti e i saldi più esagerati su varie merci.
Black Friday è sinonimo di file fuori dai negozi dalla sera prima, spese pazze e incassi multimilionari per aziende tech e, ormai, pure dei grandi colossi del delivery come Amazon.
È senza ombra di dubbio il giorno in cui vengono emessi più scontrini in tutti gli USA.

Dove si sta diffondendo?

Da un paio d’anni le multinazionali della tecnologia stanno lentamente esportando questa tradizione anche nel vecchio continente.

Sempre più stati aderiscono a questa iniziativa, fra cui l'Italia, sempre al passo con i tempi e con le migliori tecnologie.

È di recente che infatti vediamo in televisione o su youtube e sentiamo in radio o su Spotify pubblicità legate a questo strano giorno dell’anno. Di seguito, vi riportiamo un esempio delle più grosse ed anche controverse campagne pubblicitarie legate al Black Friday:

Comprerete anche voi i regali per Natale durante il black Friday? Se sì, salvate le vostre garanzie con la app di fees, disponibile su Apple Store e Google Play.

Stay tuned, nel prossimo articolo del nostro blog parleremo proprio di regali natalizi e scontrini parlanti.

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Scontrino elettronico, cosa cambia per i clienti?

Hai sentito parlare di Scontrino Elettronico e non riesci a capire di cosa si tratta? Ti hanno detto che cambierà tutto per i clienti? Hai paura di trovarti spiazzato difronte alla nuova emissione? Se queste sono le domande che ti stai ponendo, posso rassicurarti, perché ci sono io a darti tutte le risposte.

Nella guida di oggi, ti illustrerò cosa cambia per i clienti con lo Scontrino Elettronico.

Dopo aver letto questo articolo, sono sicuro che troverai la risposta al tuo problema. Mettendo in pratica i suggerimenti che ho preparato per te, non ci sarà più alcun ostacolo tra te e il tuo scontrino elettronico.

Come dici? Sei impaziente di cominciare? Allora non perdiamo allora altro tempo e iniziamo! Buona lettura!

Scontrino elettronico, cosa si rilascia ai clienti?

Chi acquista riceve il documento commerciale emesso dal registratore telematico. I dati continueranno a viaggiare su carta e per beneficiare di eventuali detrazioni si dovrà richiedere il documento commerciale fiscale.

Gli esercenti hanno dovuto dotarsi obbligatoriamente del registratore telematico, a partire dal 1° luglio 2019 per attività con un volume d’affari superiore a 400.000 euro e da gennaio 2020 in tutti gli altri casi.

La novità che riguarda i commercianti prevede una memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, secondo quanto stabilito dal Decreto Legislativo numero 127 del 2015.

Dopo l’introduzione della fattura elettronica a partire da gennaio, la rivoluzione digitale del Fisco vive una nuova fase con lo scontrino elettronico: i canali tra contribuenti e amministrazione finanziaria diventano sempre più diretti e immediati, a prova di evasione.

 

 

 

 

 

Scontrino elettronico, per i clienti arriva il documento commerciale: come funziona

Con le novità a partire da luglio 2019 e gennaio 2020, il termine “scontrino” resterà nel nostro linguaggio ma diventerà formalmente obsoleto, a prendere il suo posto sarà il documento commerciale. Si distinguono due versioni:

  • quello ordinario, utile ai fini civilistici. Ad esempio, per alcuni prodotti funge da garanzia;
  • quello fiscale, per beneficiare di detrazioni o deduzioni.

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