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Nota spese e rimborso chilometrico: come calcolarlo?

Viaggiare, muoversi, spostarsi. In una sola parola, trasferta. Per molti settori professionali la trasferta lavorativa resta una necessità. Nonostante il perfezionamento delle nuove tecnologie che ci consentono di svolgere sempre più mansioni a distanza, il viaggio per motivi di lavoro è il quotidiano di molti professionisti. Come indennizzare le spese di trasporto del lavoratore dipendente? Come gestire il rimborso chilometrico? Nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo proprio per spostarsi nell’ambito dello svolgimento delle proprie mansioni, si applica il rimborso chilometrico. Come calcolarlo? Quali regole seguire? Scopriamolo insieme.

Come si calcola il rimborso chilometrico?

Bisogna innanzitutto fare la differenza tra trasferte con assegnazione di auto aziendale e quelle effettuate con un proprio mezzo di trasporto. In questo secondo caso si utilizza il sistema del rimborso chilometrico che rappresenta quindi un indennizzo giornaliero per uso di veicolo proprio per trasferte aziendali. Bisogna inoltre prendere in considerazione una serie di parametri e caratteristiche del veicolo :

  • Il tipo di carburante usato
  • La normativa vigente
  • La tassazione e la deducibilità
  • I chilometri percorsi
  • Il comune nel quale è avvenuta la trasferta

Esistono infine due tipologie di spese che rientrano nel calcolo :

  • Le spese proporzionali che aumentano in base al tempo di utilizzo del veicolo, quindi il carburante
  • Le spese non proporzionali che invece hanno tariffa fissa, vale a dire i pedaggi autostradali

Il dipendente è tenuto a conservare tutti i documenti utili a dimostrare i costi sostenuti e poter quindi calcolare l’importo da rimborsare.

Un’azienda che indennizza le spese di trasporto dei suoi dipendenti tramite rimborso chilometrico ha due opzioni di calcolo: applicare le tabelle ACI oppure applicare un’indennità chilometrica fissa, propria all’azienda.

Le tabelle ACI rappresentano un valido supporto nel calcolo delle indennità di trasferta perché forniscono dati elaborati sulla base delle diverse tipologie di veicoli e delle tariffe del carburante (benzina, gasolio e metano). Questi dati, aggiornati due volte l’anno a febbraio-marzo e a ottobre, rappresentano anche il limite fiscale per la deducibilità del rimborso. Se l’azienda resta nel limite fiscale indicato dalle tabelle ACI, può dedurre l’importo dal suo fatturato annuo.

Circa il 90% delle imprese applica questo metodo,  tuttavia, per un’azienda di medie e grandi dimensioni, la gestione del calcolo si rivela complessa. È infatti necessario aggiornare i dati per il veicolo di ogni dipendente, diversi per marca, anno di produzione, tipo di carburante, etc. Immaginate un’azienda con 200 dipendenti. L’amministrazione dovrebbe aggiornare manualmente i suoi dati due volte l’anno per 200 veicoli.

La complessità di questa procedura porta alcune aziende a scegliere un'altra metodologia di calcolo: l’applicazione di un’indennità chilometrica specifica dell’azienda. In questo caso, l’indennità è stabilita a monte e resta un parametro fisso.

Un'indennità chilometrica propria ad ogni azienda

Scegliere di applicare un’indennità aziendale fissa può rivelarsi più agevole poiché elimina la necessità di aggiornare i dati facendo guadagnare tempo ai servizi amministrativi e contabili dell’azienda. Ma come definire queste indennità? È molto importante tenere conto del limite fiscale per la deducibilità dei rimborsi. Le tabelle ACI, infatti, rappresentano il limite fiscale oltre il quale l’ammontare del rimborso chilometrico non è più deducibile dal fatturato dell’azienda. Quest’ultima può certamente scegliere di rimborsare più di quanto indicato dalle tabelle ACI accettando però di perdere la differenza in deducibilità. Se invece vuole conservare il beneficio fiscale della deducibilità totale, deve tenersi al di sotto delle somme indicate dalle tabelle ACI.

Il potere della scelta per il calcolo del rimborso chilometrico

Sulla base di queste dinamiche, fees PRO ha sviluppato un sistema che permette alle aziende di scegliere in autonomia il modo più comodo per registrare questo tipo di spesa molto comune. Con la prima opzione, dopo aver consultato le tabelle ACI, dal profilo di fees PRO basterà inserire l’importo ricavato dai calcoli eseguiti rispettando, ovviamente, i criteri specifici aggiornati. In alternativa, se l’azienda ha deciso di adottare l’utilizzo di parametri interni predefiniti, tutto quello che va fatto sarà riportare nel software il totale calcolato e, in qualsiasi caso, i passaggi saranno sempre pochi, semplici e veloci.

Per conclusione, la soluzione fees PRO permette una gestione semplificata delle note spese grazie alla scansione analitica dei giustificativi nonché ad un sistema di elaborazione dati che permette di avere  una visione d’insieme precisa delle spese aziendali.

Per informazioni più approfondite sulla nostra soluzione, richiedi una demo ai nostri esperti!

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Le Tag Personalizzate

Se stai leggendo questo articolo per sapere come classificare le tue spese su fees e conoscere la nuova funzionalità di Tag personalizzate, allora sei nel posto giusto!

 

Uno dei principali scopi di fees+ è quello di aiutare i nostri feeser a classificare le spese secondo le proprie necessità e preferenze. Per questo motivo il piano fees+, fino ad oggi, prevedeva la possibilità di creare categorie personalizzate oltre a quelle standard proposte dal piano frees.

Da oggi siamo felici di comunicarvi che il piano fees+ cresce e, assieme ad esso, aumentano le possibilità di personalizzare e categorizzare le proprie spese e documenti all’interno dell’App.

Avete già avuto modo di sperimentare le potenzialità e comodità delle Tag “Garanzie”, “Nota Spese”, “Detrazioni”, ma noi di fees non ci accontentiamo di una funzionalità utile ed efficace, vogliamo proporre sempre nuove soluzioni, a seguito dei vostri preziosi feedback che ogni giorno ci fornite!

Per questo motivo con il piano fees+, abbiamo aggiunto la possibilità di creare tag personalizzate e personalizzabili direttamente all’interno dell’App.Questa nuova funzionalità permetterà di aumentare la possibilità di classificare le proprie spese in maniera più dettagliata e precisa.
E voi? Avete già pensato a come poterle utilizzare? Ecco qualche esempio richiesto direttamente da voi!

Come utilizzo le tag personalizzate?

Pensate ad un genitore che deve tenere d’occhio le spese dei propri famigliari: con i tag personalizzati potrà classificare le spese come ha sempre fatto, aggiungendo la possibilità di dividere ulteriormente le proprie spese in base a quale componente della famiglia siano assegnate.

Pensate ad un freelancer che debba sostenere costi per le commesse dei propri clienti. Con i tag potrà facilmente assegnarne uno per commessa e definire la data di scadenza dello stesso, in modo che, finita la commessa, il tag non compaia più fra le possibilità di scelta!

Il funzionamento e l’impostazione è molto semplice, potrete trovarlo all’interno del nostro Help Center a questo link

Cosa aspettate a creare i primi tag e ad avere sotto controllo tutte le vostre spese?

 

https://onelink.to/9b8hc9

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Nota Spese: quali processi approvativi si dovrebbero implementare?

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti.

I diversi processi approvativi delle note spese

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: le migliori pratiche da implementare

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione dedicato, Excel tende ad essere la soluzione preferita.

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con un software di gestione delle note spese come fees PRO, è possibile personalizzare le fasi di verifica e approvazione amministrativa. È quindi possibile configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni manager convalidi i propri report

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, potrà inviare direttamente dall'App al software fees PRO il Report delle spese da approvare al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, potrà creare diversi report da inviare tramite fees PRO, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare l'email e il nome del referente a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di approvare o rigettare le note spese che superano i limiti concordati. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se approvare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili al cliente

Alcune spese possono essere rifatturate al cliente. In questo caso, il dipendente deve riportare le indicazioni nelle "Note" quando compila la nota spese. Alla fine del progetto, fees PRO permette poi di esportare un riassunto delle spese rifatturabili al cliente, che può essere allegato alla fattura. Utilizzando un flusso di lavoro adattato a questa nozione di rifatturazione, tutti i report interessati possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo.

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file excel – che possono essere importati direttamente nel software gestionale. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione software fees PRO

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute, in quanto tutto viene conservato in Datacenter sicuri.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro WebAPP per controllare le spese e approvarle.

 

Dall’APP mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore. Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Come sincronizzare gli scontrini con fees?

Volete scoprire come sincronizzare gli scontrini con Fees?

Se state leggendo questo articolo, significa che avete scaricato la nostra applicazione e la state utilizzando per registrare le vostre spese e sopratutto i vostri scontrini. Nel caso non lo abbiate ancora fatto, questo è il momento giusto per recuperare!

Se volete scoprire come sincronizzare gli scontrini con fees, la prima cosa da fare è scaricare l'App dagli Store, è totalmente gratuita.

Come sincronizzare gli scontrini

Vi sarà quindi capitato di perdere scontrini tra portafoglio, tasche o semplicemente perchè nel tempo si deteriorano...Tranquilli, con fees non avrete più questo problema. Una foto vale più di quanto possiate pensare, se volete saperne di più, in questo articolo potrete capire che valore ha una foto in termini legali.

Sincronizza subito i tuoi scontrini in cloud, è molto semplice!

 

Che cos'è il Cloud? Come funziona?

Per risolvere questi ed altri problemi del genere è nato quindi il cloud (termine inglese che significa nuvola e che in italiano si pronuncia clàud) che non è altro che uno spazio di archiviazione personale, chiamato talvolta anche cloud storage (si pronuncia clàud storij), che risulta essere accessibile in qualsiasi momento ed in ogni luogo utilizzando semplicemente una qualunque connessione ad Internet.

Il cloud storage, dunque, non fa altro che sincronizzare tutti i propri file preferiti in un unico posto, con il conseguente vantaggio di riscaricarli, modificarli, cancellarli e/o aggiornarli, senza avere quindi più il bisogno di portare con sé hard disk esternipen drive USB, o qualsiasi altra cosa che normalmente è possibile perdere o dimenticare

 

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Come sincronizzare i tuoi documenti con Fees

  1. Vai nella sezione "Impostazioni"
  2. Vai nella sezione "Piano"
  3. Clicca su "Avvia Sincronizzazione nel Cloud"
  4. Clicca su "Procedi"
  5. Attendi che finisca il caricamento

 

Ricordati che potrai caricare gli scontrini che vorrai senza limite e gratuitamente!

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Non hai ancora Fees? Scarica l’app dagli Store.