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Come scegliere la soluzione per la gestione digitale delle nota spese?

Ecco, finalmente il momento è arrivato! Stanchi di perdere tempo con file Excel, spreadsheet e buste piene di ricevute? State seriamente pensando di digitalizzare la gestione delle note spese e sbarazzarvi definitivamente dei giustificativi cartacei ingombranti? Questa è sicuramente un’ottima idea che farà risparmiare tempo a tutti i vostri collaboratori e aumenterà la produttività complessiva aziendale.

Ora resta soltanto da capire quale soluzione adottare… carte di pagamento aziendali? Un software installato sulla rete interna dell’azienda? Oppure un software in Cloud e un’app mobile? Le soluzioni attualmente disponibili su mercato sono molte, di varia tipologia e qualità. Per fare la scelta giusta, fees PRO vi offre una guida gratuita che elenca tutte le domande (e le risposte) da porsi prima di scegliere una soluzione efficace per la gestione digitale delle note spese.

 

8 criteri da considerare quando si sceglie una soluzione digitale intelligente di gestione delle nota spese

A seconda che abbiate bisogno di far rispettare dei limiti di spesa, di disporre di flussi di verifica e convalida diversi in base ai dipendenti o che dobbiate archiviare i documenti a norma, la soluzione scelta non sarà la stessa. Ad esempio, se i vostri dipendenti sono sparsi in diverse località, anche a livello internazionale, la soluzione di gestione delle note spese dovrà essere in grado di tenerne conto. Stessa cosa se avete esigenze aziendali specifiche, come la gestione delle richieste di anticipi o autorizzazioni di trasferta. Questa guida alla scelta vi offre un elenco dei criteri da prendere in considerazione prima di effettuare la vostra scelta: conformità alle normative vigenti, possibilità di personalizzazione del software, precisione della cattura automatica dei dati, possibilità di reportistica proposte, integrazione col vostro gestionale di contabilità, ecc. Seguite la guida per scegliere e investire in una soluzione che vi permetterà di digitalizzare la gestione delle note spese!

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Automatizzare la gestione delle note spese: 5 motivi per farlo

Le note spese sono documenti indispensabili e pratici per tutte le aziende, ma quando le aziende crescono, il numero di trasferte cresce e i documenti cartacei aumentano: in questo articolo vi mostreremo 5 motivi per automatizzare la gestione delle note spese. Date le complesse regole da rispettare per l’approvazione delle note spese, la gestione di questo processo può trasformarsi rapidamente in un incubo. Ma non bisogna farsi prendere dal panico! Una soluzione esiste: l’automazione tramite un software di gestione. Facile da installare, presenta diversi vantaggi per voi e la vostra azienda, vediamone alcuni qui di seguito.

Risparmiare di tempo automatizzando la gestione delle note spese

Ogni dipendente dell’azienda risparmia tempo prezioso quando usa una soluzione digitale per la gestione delle note spese. L’intero processo viene completato in pochi clic, tutto è centralizzato sulla piattaforma e i calcoli sono automatizzati.

I dipendenti dichiarano le loro spese in tempo reale dal cruscotto del software e aggiungono le loro ricevute. Una volta che i loro documenti sono stati scansionati, vengono archiviati in modo sicuro – non si perderanno in fondo ad un cassetto!

I manager e il reparto contabilità controllano, analizzano e convalidano le note spese tramite un’interfaccia intuitiva e chiara. Lo strumento calcola le spese e gli importi da rimborsare, il che rende il lavoro del servizio contabilità molto più facile.

I rimborsi vengono poi trasmessi al gestionale per le buste paga o alla banca per i bonifici bancari. Poiché il tempo di elaborazione delle note spese è più breve, i dipendenti vengono rimborsati più rapidamente.

Ridurre gli errori nel calcolo delle note spese

L’altro vantaggio del software di gestione delle note spese è che aiuta ad evitare i numerosi errori di inserimento, omissioni e tentativi di frode che possono portare a perdite significative per le aziende. I dipendenti inseriscono i dati nei campi predefiniti e il software identifica qualsiasi incongruenza.

Grazie all’automazione, l’amministrazione deve solo controllare le ricevute digitali prima di convalidare il rimborso.

Attuare la politica di rimborso dell’azienda

Per i dipendenti, richiedere il rimborso delle loro spese professionali implica la comprensione di un certo numero di regole definite dall’azienda. Ma può essere difficile per loro orientarsi tra queste regole e rispettare la politica di rimborso. La soluzione digitale semplifica il processo di inserimento delle informazioni e degli importi: il dipendente è guidato dall’interfaccia

Il manager, nel frattempo, può facilmente configurare il software per modificare le regole di categorizzazione calcolo se necessario, il che evita un costante avanti e indietro con i dipendenti per controllare se hanno applicato correttamente la categoria corretta.

Non sono necessari aggiornamenti manuali: il software si aggiorna automaticamente per stare al passo con i cambiamenti effettuati dal management.

Analizzare e Automatizzare la gestione delle Note Spese

Con il software di gestione delle note spese, le aziende migliorano la loro redditività oltre a risparmiare tempo!

I manager possono utilizzare il cruscotto per visualizzare il numero e la natura delle spese dei loro dipendenti, in tempo reale e retroattivamente. L’analisi di queste informazioni li aiuta ad apportare delle modifiche alla politica di rimborso dell’azienda e a migliorare la competitività e la produttività in funzione delle esigenze dell’azienda.

Da una prospettiva internazionale, la centralizzazione delle informazioni relative alle spese aziendali è un bene prezioso: la sede centrale può osservare e gestire le politiche di rimborso locali. Da parte loro, le aziende possono pianificare le loro prossime spese per programmare, e adattare la loro strategia in base al contesto economico e ai progetti futuri

Migliorare i rapporti tra i dipartimenti aziendali

Riduzione del tempo dedicato alla gestione delle note spese, alla centralizzazione dei dati e alla trasparenza: automatizzare il processo riduce la pressione e facilita le relazioni interne all’azienda.

Con una soluzione di gestione digitale, gli scambi tra settore vendite e contabilità sono più fluidi. Il rischio di errori e frodi è notevolmente ridotto, i documenti sono accessibili online senza rischio di perdita e i dipendenti vengono rimborsati per le spese aziendali in pochissimo tempo. È una situazione vantaggiosa per tutti!

In sintesi, uno strumento digitale come l’applicazione di gestione delle note spese fees PRO, è un grande alleato per le aziende.

Se ancora non lo conosci, puoi guardare il video cliccando qui.

I dipendenti inseriscono le loro spese dai loro smartphone, attraverso un’interfaccia intuitiva che segnala eventuali incongruenze e calcola automaticamente gli importi da rimborsare.

Il reparto contabilità può convalidare le ricevute digitalizzate in pochissimo tempo.

Infine, i manager possono visualizzare direttamente tutte le spese e prendere decisioni che sono vantaggiose per l’azienda.

 

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Nota Spese: quali processi approvativi si dovrebbero implementare?

Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti.

I diversi processi approvativi delle note spese

Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:

  • Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
  • Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.

Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.

Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.

Convalida delle note spese: le migliori pratiche da implementare

Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.

Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli

Standardizzare le note spese

Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione dedicato, Excel tende ad essere la soluzione preferita.

Raccogliere le note spese per squadra o per progetto

Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.

Attuare procedure di doppia approvazione

A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.

La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti

Con un software di gestione delle note spese come fees PRO, è possibile personalizzare le fasi di verifica e approvazione amministrativa. È quindi possibile configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione.

Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni manager convalidi i propri report

Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, potrà inviare direttamente dall'App al software fees PRO il Report delle spese da approvare al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, potrà creare diversi report da inviare tramite fees PRO, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare l'email e il nome del referente a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.

Superare il limite della nota spese

Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, fees PRO offre la possibilità di approvare o rigettare le note spese che superano i limiti concordati. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se approvare o meno l’importo del tetto.

Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato

Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:

  • Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
  • Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.

Note spese rifatturabili al cliente

Alcune spese possono essere rifatturate al cliente. In questo caso, il dipendente deve riportare le indicazioni nelle "Note" quando compila la nota spese. Alla fine del progetto, fees PRO permette poi di esportare un riassunto delle spese rifatturabili al cliente, che può essere allegato alla fattura. Utilizzando un flusso di lavoro adattato a questa nozione di rifatturazione, tutti i report interessati possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo.

Contabilità delle note spese

Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file excel – che possono essere importati direttamente nel software gestionale. fees PRO fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.

4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione software fees PRO

  • Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute, in quanto tutto viene conservato in Datacenter sicuri.
  • Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, fees PRO consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
  • Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di fees PRO, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
  • Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro WebAPP per controllare le spese e approvarle.

 

Dall’APP mobile fino al software di contabilità, fees PRO fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore. Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!

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Come creare o modificare le categorie con fees +

Hai scaricato fees e non riesci a capire come creare o modificare nuove categorie? Il metodo di categorizzazione standard non ti basta e hai bisogno di una personalizzazione? Sei fuori casa e hai necessità di suddividere le tue spese? Se queste sono le domande che ti stai ponendo, posso rassicurarti, perché ci sono io a darti tutte le risposte.

Nella guida di oggi, ti illustrerò come creare categorie con fees in base alle diverse esigenze che potresti avere. Pertanto, ti illustrerò come eseguire queste procedure direttamente dal tuo smartphone. Inoltre, ti darò alcuni consigli su come modificare le categorie già esistenti.

Dopo aver letto questa mia guida, sono sicuro che troverai la risposta al tuo problema. Mettendo in pratica i suggerimenti che ho preparato per te, non ci sarà più alcun ostacolo tra te e il tuo computer. Come dici? Sei impaziente di cominciare? Allora non perdiamo allora altro tempo e iniziamo! Buona lettura!

Indice:

  • Creare una nuova categoria
  • Modificare una categoria esistente

Creare una nuova categoria

 

Accedi al tuo account fees + tramite App ed entra nel menu entrando nella sezione > Spese.

Scorri tutte le cartelle in basso e clicca sulla cartella con il (+) per aggiungere una nuova categoria personalizzata.

Clicca su Inserisci e digita il nome della nuova categoria. Al momento della creazione, puoi decidere il comportamento automatico in fase di salvataggio dello scontrino, tag “Garanzia”,  "Nota spese” oppure “detrazione”.

Clicca su Salva categoria, la  nuova categoria personalizzata sarà visibile in coda alle altre.

Per modificare una categoria esistente

 

Entra in impostazioni dal menu laterale > categorie > clicca sui due punti a destra.

Appariranno due opzioni una rossa (elimina categoria) ed una gialla (modifica categoria). Cliccando sull'opzione in giallo, ti sarà possibile modificare:

  • Nome della categoria;
  • Comportamento in fase di salvataggio della spesa;

 

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Come esportare le tue spese con fees +

Se stai leggendo questo articolo per sapere come esportare le tue spese, allora sei nel posto giusto!

Con fees +infatti, ti sarà possibile filtrare in modo preciso le tue spese, esportarle comodamente in formato Excel + zip e creare nuove categorie personalizzate (leggi di più). A questo punto una domanda è lecita, come si esportano le proprie spese? La procedura è molto semplice:

  1. Apri il menu laterale all'interno dell'applicazione ed entra nella sezione Dashboard;
  2. Clicca sul bottone dei filtri in alto a sinistra, ti si aprirà una finestra in cui puoi selezionare i criteri di ricerca;
  3. Selezionando i criteri della ricerca, potrai filtrare per:periodo, categoria o multi categoria, tag di spesa(nota spese, detrazione, garanzia). Una volta delineato il criterio di ricerca, clicca sul tasto "filtra"

 

A questo punto, ti apparirà la lista degli scontrini che rispondono al filtro descritto;  cliccando il tasto blu in basso a destra, ti sarà possibile generare una email da cui potrai scaricare la tabella Excel delle tue spese e lo zip contenente tutte le immagini degli scontrini e delle ricevute.

Una volta cliccato il tasto blu, apparirà una nuova finestra dove sono indicati i seguenti campi che dovrai definire:

  • Testo messaggio: in cui puoi immettere un breve messaggio (max. 100 caratteri) in cui indichi i dettagli dell'esportazione, ad esempio "Invio delle spese detraibili per la preparazione del 730 | 2020"

Destinatario

  • Email: email della persona a cui è destinata l'esportazione (Il commercialista, un collega..) oppure la tua email personale in caso voglia esportarli in modo indipendente.
  • Nome: della persona a cui è destinata l'email.

Una volta compilati i campi, premi sul tasto "invia".

 

 

Riceverai alla casella di posta indicata l'email da cui puoi scaricare la tabella ordinata delle tue spese in formato Excel che contiene i dettagli dei tuoi scontrini: esercente, categoria, data spesa, voce di spesa e totale e una cartella zip con le foto degli stessi scontrini e ricevute.

Se non hai ricevuto l'email, ricordati di guardare anche nella posta indesiderata (spam) in caso non sia nemmeno lì non esitare a contattare il nostro team di supporto a (support@fees.world) , saremo pronti ad aiutarti!

Per saperne di più su come creare oppure modificare le categorie in fees, leggi questo articolo.

 

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Come richiedere lo SPID online: tutti i passaggi

Da casa seguendo la procedura online o presentandosi in ufficio, gratuitamente o a pagamento. Ecco tutto quello che c'è da sapere su come richiedere lo Spid online: il sistema di Identità Digitale indispensabile per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione

Lo SPID

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale, meglio conosciuto come SPID, sta divenendo sempre più fondamentale per intrattenere i rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, oltre che per accedere ai benefici concessi, tra gli altri, dai nuovi strumenti di Cashback e Lotteria degli scontrini.

Riteniamo che la modalità di attivazione più semplice, tra le molte disponibili e tutte valide, siano due: con Poste Italiane oppure tramite il sistema MySielteID.

Poste Italiane: Scopri come richiedere lo SPID online ed attivarlo

Attraverso il sito di Poste Italiane, mediante l’accesso al seguente link è infatti possibile Come richiedere lo SPID online in modo semplice e gratuito seguendo la procedura. Accedi alla procedura SPID - PosteID.

  • Durante le operazioni di registrazione verrà richiesto di allegare la scansione fronte e retro di carta di identità e codice fiscale: vi invitiamo pertanto a preparare tali file prima di iniziare la procedura. Sarà inoltre necessario avere con sé il proprio telefono cellulare, sul quale si riceverà un codice di attivazione, e poter accedere al proprio indirizzo mail, per confermare le operazioni in corso.

Per coloro che non hanno la possibilità di allegare i documenti è possibile selezionare l’opzione per la scansione direttamente presso gli uffici postali in caso procediate con sistema PosteID.

  • Al termine delle operazioni di registrazione, ricevuta la mail di conferma, sarà necessario recarsi presso un ufficio postale portando con se la propria carta di identità e il codice fiscale in originale per effettuare il riconoscimento di persona.
  • Una volta completata la procedura di registrazione e identificazione sarà possibile scaricare l’applicazione PosteID, a cui si accede con le credenziali scelte in fase di registrazione, ed iniziare ad usufruire dei servizi abilitati.

Sistema MySielteID: Ecco come richiedere lo SPID online

Per quanto concerne la procedura attraverso il sito di MySielteID occorre invece seguire queste istruzioni, badando bene a non buttare la lettera che avete ricevuto in concomitanza con la vostra Carta d'Identità elettronica, renderà tutto molto più semplice!

  • Selezionando il metodo con Carta d'Identità Elettronica 3.0, il più rapido, occorre essere in possesso della CIE 3.0, del pin a 8 cifre che avete ricevuto alla consegna del documento d'identità e di uno smartphone dotato di lettore NFC su cui scaricare la app IDENTIFICA
  • Seguire i passaggi indicati dal sito, prendendo visione dei documenti da spuntare lungo il processo e compilando tutti i campi richiesti per registrarsi (compresi inserimento della Carta D'Identità Elettronica e della Tessera Sanitaria Regionale, fronte e retro)
  • Una volta completata la registrazione occorre scaricare e inserire i propri dati (Codice Fiscale e password temporanea che vi sarà stata recapitata via email) nella app IDENTIFICA
  • A questo punto sarete quasi alla fine del processo: inserite il pin della vostra CIE 3.0, che si trova nella lettera di consegna della medesima carta e dovreste scannerizzarla in prossimità del lettore NFC (è situato all'interno della fotocamera frontale, appoggiate la vostra CIE lì)
  • Ora settate una nuova password sostituendo quella vecchia e riceverete la mail di conferma di registrazione

Adesso tocca a voi: attiva il tuo SPID

Esistono altri metodi per autenticarsi e attivare il proprio SPID, tuttavia abbiamo preferito raccontarvi di quelli che abbiamo utilizzato noi.
Nel caso aveste dubbi o perplessi chiedete informazioni, sennò suggerite anche voi il vostro sistema di attivazione SPID preferito.

Hai ancora dubbi su come richiedere lo SPID online? Contattaci pure a support@fees.world, saremo contenti di chiarire i tuoi dubbi!

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Come funziona Cashback di stato. Tutto quello che devi sapere

Come funziona il cashback di stato? Molte persone si sono poste questa domanda nell'ultimo periodo. Oggi cercheremo di far un pò di chiarezza su questo argomento molto gettonato.

Con il termine Cash-Back, dall'inglese "Soldi che ritornano", è una formula con la quale si restituisce una percentuale della somma pagata. Ad esempio se spendo 100 euro e la percentuale del cashback è pari al 10%, mi verranno restituiti 10 euro.

Il decreto del Ministero dell’Economia 156/2020 conferma il debutto dei “Cashback” e “Super Cashback”, strumenti pensati dal Governo per incentivare i pagamenti tracciabili nelle transazioni commerciali. Fondamentale per accedere ai benefici del Cashback e Super Cashback sarà l’app “Io”, la quale sarà accessibile attraverso l’identità digitale pubblica SPID. All’interno della stessa app sarà possibile comunicare il codice IBAN su cui ricevere i rimborsi.

Il Cashback di Natale, come funziona e tutto quello che devi sapere

Il decreto citato conferma il debutto sperimentale del cd. “rimborso di Natale”, che funziona per tutte le spese sostenute dall'8 al 31 Dicembre sarà erogato nel mese di febbraio 2021, presso gli esercenti, non e-commerce, e pagate con moneta elettronica (carte di credito e applicazioni). Per ottenere il bonus del 10% sottoforma di accredito sul conto corrente sarà necessario effettuare almeno 10 operazioni, ognuna delle quali di valore inferiore a 150 euro - per un massimo di 1500 euro, a persona.

Cashback dal 1° Gennaio 2021

Avete completato tutti il vostro Cashback di Natale? Ora scopriamo come funziona il Cashback di stato della seconda fase.

L’operazione Cashback vera e propria prenderà il via il 1° gennaio 2021, funziona con le stesse modalità del cashback di Natale e programmato fino a giugno 2022. Il meccanismo prevede un rimborso pari al 10% delle spese sostenute per i contribuenti persone fisiche che in un semestre compiono almeno 50 operazioni mediante carte di credito, debito o altri strumenti di pagamento tracciabili come le apposite app, con un rimborso massimo semestrale previsto di 150 euro. Come per il cashback di Natale, le transazioni di importo superiore ai 150 euro verranno ricondotte a tale soglia. Anche in questo caso, le spese sostenute online resteranno escluse dal meccanismo di restituzione. I rimborsi saranno accreditati entro 60 giorni dal termine di ciascun semestre.

 

Sempre dal 1° gennaio 2021 sarà possibile partecipare al cd. “Super Cashback”, un premio di 1.500 euro per i primi centomila aderenti che effettueranno il maggior numero di transazioni elettroniche in un semestre; i rimborsi saranno accreditati entro 60 giorni dal termine di ciascun semestre.

Oltre agli incentivi di cui sopra, dal 1° gennaio 2021 sarà operativa la Lotteria degli scontrini per la quale usare l'app fees semplificherà la raccolta degli stessi, tenendo traccia oltre che delle proprie spese e delle garanzie sui prodotti, degli scontrini ricevuti e vincere premi in denaro.

Se sei interessato a sapere di più della Lotteria, leggi questo articolo.

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Nota Spese: quanto costa ad un azienda?

Costo aziendale nota spese, quanto incide nel bilancio aziendale?

Nota Spese: quanto costa ad un azienda? Per molti resta ancora un tabu questa voce di spesa. Vi aiutiamo a far luce su uno dei costi sommersi che impatta ogni realtà aziendale.

La gestione delle spese di trasferta , dall'autorizzazione al rimborso al dipendente, è un processo trasversale che coinvolge diverse figure aziendali. Una ricerca della SDA Bocconi ne analizza i costi .

Se vuoi scoprire quanto il Costo aziendale nota spese incida nel bilancio, questo è il posto giusto per te!

Il processo di gestione dei rimborsi spese, la famigerata “nota spese” croce e delizia di molti, è un processo altamente trasversale in azienda, poiché per sua natura coinvolge molti soggetti con diverse funzioni aziendali e può pertanto riguardare un elevato numero di persone, spesso ben distribuite sia dal punto di vista organizzativo che territoriale.

Una ricerca della SDA Bocconi di Milano commissionata da Edenred Italia focalizza tre diversi punti di vista per la definizione di questo processo: l’efficienza, l’efficacia e la flessibilità.

Le ipotesi iniziali per il calcolo

La parte più complessa della ricerca è stata quella di calcolare il costo della gestione del processo.

L’ipotesi basilare è che il costo principale di gestione delle nota spese sia rappresentato dal tempo dedicato dalle risorse coinvolte nello svolgimento di questa attività.

Nel campione analizzato il costo di processo sembra essere particolarmente significativo: è, infatti, pari a circa il 2% del costo del personale.

Aggiungendo il costo delle note spese riconosciute ai dipendenti, pari al 6%, la gestione dei rimborsi incide sul costo del personale per circa l’8%.

Mediamente gestire una "riga nota spese" presenta un costo equivalente pari a circa 21 euro.

In particolare, se è vero che tale costo medio è sostenuto dal 44% dei rispondenti, è risultato un costo medio equivalente di circa 3 euro per le aziende più efficienti (25% dei rispondenti) e un costo medio equivalente di circa 38 euro per le aziende meno efficienti (31% dei rispondenti). In alcuni casi, sebbene rarissimi, il costo di gestione di una riga è risultato essere superiore al valore riconosciuto come rimborso al dipendente.

Costo aziendale nota spese, ecco i risultati della ricerca

La ricerca sottolinea, poi, come la maggiore onerosità per l’azienda sia attribuibile alla fase di compilazione delle note spese. La possibilità di rendere più automatizzata questa specifica fase di processo consentirebbe, secondo i ricercatori della Bocconi, significativi recuperi di costo e probabilmente anche della soddisfazione media degli utenti coinvolti.

Certo, il costo delle fasi più operative e, in particolare, delle attività di controllo e approvazione, da un lato, e di chiusura e contabilizzazione dall’altro, è ancora più rilevante: nel loro complesso esse coprono circa il 26% del costo di processo nonostante siano fra le fasi maggiormente standardizzabili.

Infine, e questa è a suo modo una sorpresa, l’incidenza della voce “trasferta”si mostra di gran lunga secondaria: la fase tipica di processo, quella che di fatto rappresenta il primo motivo di esistenza della nota spese, copre in realtà solo il 14% del costo di processo, come il controllo e approvazione, mentre il 39% è costituito dalla compilazione della nota, il 12% dalla chiusura e contabilizzazione e solo un 8% del costo è imputabile alla gestione di non conformità.

Delle aziende intervistate riguardo il Costo aziendale nota spese:

  • il 26% dichiara una percentuale di note spese discrepanti tra il 5% e il 10%
  • il 22% dichiara una percentuale di note spese discrepanti tra il 10% e il 15%
  • Le "Worst performer" dichiarano anomalie maggiori del 20%
  • Le "Best performer" dichiarano anomalie inferiori al 5%

 

Nell'infografica che segue sono sintetizzati i principali risultati emersi dalla ricerca.

Nota Spese: quanto costa ad un azienda?
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Il Natale è al sicuro con Fees!

Che siate burberi come il Grinch o i più grandi fan delle feste, il Natale è alle porte …ed è al sicuro con fees!

Il mondo si divide in chi preferisce fare regali e chi preferisce riceverli. Da entrambi i punti di vista, il quesito più comune che ci si pone è sempre lo stesso: “andrà bene il regalo?

Avrò preso la taglia giusta? Allo zio piacerà il mio pensiero? L’anello per la fidanzata sarà della misura giusta? E se il pigiama per il nuovo arrivato in famiglia fosse troppo piccolo? Per diversi motivi, non è raro trovarsi nella situazione di dover tornare al negozio per effettuare il reso del nostro regalo, ovviamente sempre e rigorosamente muniti di scontrino.

Ma quante volte è capitato di non riuscire a reperire quel famoso pezzo di carta? Infinite ed è proprio per questo motivo che quasi tre anni fa è nata fees!

fees è la tua alleata delle feste perché in pochi gesti ti aiuta a prevenire spiacevoli inconvenienti. 

Il Natale è al sicuro con Fees!

Come? E’ molto semplice:

  1. Se ancora non l’hai fatto, scarica l’app dal tuo store di riferimento - fees funziona su qualsiasi sistema operativo!
  2. Registrati o accedi con il tuo account
  3. Scatta una foto al tuo scontrino regalo salvandolo nella categoria regali, impostando l’importo a 0€ 
  4. In caso di necessità, recupera lo scontrino dalla cartella regali e scorrendo verso sinistra clicca il tasto per la condivisione del documento

Hai visto? Basta davvero poco per salvare il tuo Natale e qualsiasi evento speciale.

Il Natale è al sicuro con Fees!

Goditi le feste, scarica fees!

 

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Il valore fiscale di una foto: prova d’acquisto e garanzia

Hai acquistato un nuovo elettrodomestico e devi conservare la garanzia per tutta la sua durata? Ti stai chiedendo come fare? Se queste sono le domande che ti stai ponendo, posso rassicurarti, perché ci sono io a darti tutte le risposte. Nell'articolo di oggi ti illustrerò il Valore fiscale di una foto del tuo scontrino

Probabilmente nella vostra vita vi è capitato di chiedervi quale fosse il valore fiscale di una foto di scontrini e se avesse la stessa efficacia e valenza degli scontrini originali
Se siete ormai familiari alla nostra app fees avrete probabilmente capito quale sia una delle feature principali: conservare lo scontrino di un bene acquistato e godere della garanzia dello stesso.

Infatti, le copie di scontrini o ricevute, sono valide ai fini delle prove di acquisto, sia in casi di esercizio dei diritti di Garanzia, sia a supporto di attività ispettive svolte dalle autorità fiscali.

In altre parole, non c’è differenza tra l’originale e la copia dello stesso.
La vera funzione del documento di acquisto o scontrino che sia originale o copia, è quella di riportare nel suo interno una serie di informazioni: numero seriale; data; importo e codice prodotto, che servono in maniera univoca ad identificare il rapporto contrattuale tra venditore e acquirente nonché, l’oggetto della vendita e quindi, tutte le obbligazioni che da tale rapporto discendono (garanzie; rivalse; assicurazioni).

La stessa Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato consiglia di effettuare una fotografia dei propri scontrini.
Se siete interessati a sapere di più, al punto 4 di questo articolo troverete maggiori informazioni: clicca qui. Anche il dispositivo dell’art.2719 Codice civile, spiega come le copie fotografiche abbiano eguale valenza rispetto all’originale.

Valore fiscale di una foto

Immaginate quindi di tornare a casa da UniEuro o da Mediaworld, un qualsiasi negozio di elettrodomestici, aprire il vostro aspirapolvere nuovo di pacca e rendervi conto che non funziona.
A quel punto controllate nelle tasche per cercare lo scontrino e non c’è.

Sovra pensiero l’avete buttato insieme a quella gomma da masticare nel cestino del centro commerciale.
Duecento euro di aspirapolvere buttati nel cestino del centro commerciale.

E se al momento dell’acquisto aveste fatto una scansione, conoscendo il Valore fiscale di una foto?

E se esistesse un’app che vi permette di immagazzinare tutti gli scontrini di qualsiasi spesa che effettuate, dalla più ordinaria a quella più costosa garantendo il Valore fiscale di una foto?
Quella app si chiama fees.
Fate la foto allo scontrino del vostro nuovo aspirapolvere e al resto ci pensiamo noi. Vi basterà aprire la app di fees, mostrare la foto dello scontrino e l’esercente sarà obbligato a accogliere la garanzia, secondo i termini legali della stessa.

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Se già usi fees e vuoi sapere come sincronizzare i tuoi scontrini, leggi questo articolo: come sincronizzare gli scontrini con fees.

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